Agile Methoden im Alltag: Der Weihnachts-Kurzsprint

Kurz vor Weihnachten: Alles bereit für's neue Jahr?


Was Dich in diesem Beitrag erwartet:
An Weihnachten soll alles perfekt sein. Ein paar Tage vor dem großen Fest tanzen beim einen oder anderen aber vermutlich wieder die Schweißperlen auf der Stirn: Die Vorbereitungen stocken, die Zeit rennt davon und die großen Pläne, die Du für die Feiertage geschmiedet hast, drohen zu scheitern. An diesem Punkt hilft vielleicht ein kleines Alltagsexperiment: Der agile Weihnachts-Kurzsprint.


Der Versuch beginnt

Agile Methoden kommen längst nicht mehr nur in der Software-Entwicklung zum Einsatz. Auch im Projektmanagement oder im Vertrieb schaffen die Anwender damit einen Rahmen, der Verbesserungen in Bereichen wie Teamwork und Kommunikation fördert. Das können wir uns im Alltag zunutze machen – auch wenn die Zeit bis zum Fest natürlich schon sehr knapp geworden ist.

Bei diesem Weihnachts-Versuch orientieren wir uns in erster Linie an Scrum, der wohl bekanntesten agilen Methode. Deswegen geht es für Dich im ersten Schritt darum, die dazu gehörigen Rollen an Deine Liebsten zu verteilen. Als erstes brauchst Due einen Scrum-Master. Er oder sie ist dafür verantwortlich, dass Deine Familie auch wirklich bei der Stange bleibt und das Projekt nicht schon vor dem Vierundzwanzigsten den Bach runtergeht. Für diese Rolle bist vermutlich Du am besten geeignet – schließlich ist das Experiment mit großer Wahrscheinlichkeit Deine Idee.

Als Product Owner brauchst Du wie im Geschäftsleben jemanden, der sämtliche Aufgaben Deines Projektes im Blick hat. Er oder sie sollte dafür viel Erfahrung in der Organisation komplexer Familienfeste besitzen und wenn nötig an jeder Front mit Rat und Tat zu Seite stehen. Daher empfehlen wir hierfür ein wortführendes Familienmitglied, das aber auch in der Lage ist, einen Teil seines üblichen Einflusses auf den Rest der Familie abzugeben.

Für den Großteil der Aufgaben, die in den nächsten Tagen noch anstehen, sind nämlich nicht der Product Owner und der Scrum Master verantwortlich. Die meisten davon erledigt stattdessen das Scrum-Team, das in unserem Fall aus dem Rest der Familie besteht. Dieses Team ist in den kommenden rund 150 Stunden besonders gefragt – es erledigt seine Aufgaben selbstorganisiert, wird dabei aber auch von den beiden anderen Rollen unterstützt.

Auf die Planung kommt es an

Was überhaupt noch alles passieren muss, damit das Weihnachtsfest gelingt, schreiben der Scrum Master und der Product Owner im nächsten Schritt in einem Backlog zusammen. Das ist quasi die To-Do-Liste, die Du Deinem Team für die nächsten Tage mit auf den Weg gibst. Sei dabei realistisch und bedenke, dass wir auch mit agilen Methoden nicht zaubern können. Konzentriere Dich lieber auf die Dinge, die für das Fest entscheidend sind. Wer Oma und Opa vom Bahnhof abholt, ist wichtig – die letzte Feinjustierung von Lichterketten und elektrischen Weihnachtspyramiden eher weniger.

Ist der Backlog erstellt, brauchst Du ein Scrum Board, auf dem Du die Aufgaben visualisierst. Bewährt hat es sich, darauf verschiedene Kategorien zu entwerfen, die den Status der jeweiligen Aufgaben wiedergeben: Beispielsweise eine Work-in-Progress-Sparte, eine für noch anstehende Tätigkeiten und eine für bereits erledigte. Wer genau woran arbeitet, wo es gut läuft und wo der „Baum brennt“, kann die ganze Familie dadurch bequem erkennen. Muss die Planung an einer Stelle korrigiert werden, kann sie schnell die nötigen Maßnahmen treffen.

Am besten ist es, wenn Du diesen Backlog dann auch mit allen gemeinsam besprichst. Mache dem Team dabei noch einmal klar, welche Aufgaben ganz besonders wichtig sind. Vermittel Deiner Familie außerdem, dass sie kein zweiter Napoleon sind, sondern im Gegenteil darauf vertrauen, dass alle die Herausforderung gemeinsam schaffen.

Wie Dir Daily Sprints helfen

Als nächstes trifft Dein Team sich zu seinem ersten Daily Sprint. Das ist ein kurzes, etwa viertelstündiges Meeting im zwanglosen Rahmen, das oft im Stehen abgehalten wird. Die Team-Mitglieder besprechen dabei, wie sie die Aufgaben im Backlog angehen wollen, wer für welche Tätigkeiten verantwortlich ist und an welchen Stellen jemand vielleicht Hilfe gebrauchen könnte. Beim ersten Mal solltest Du dabei darauf achten, die Aufgaben auch nach den Stärken der Mitglieder aufzuteilen. Mit zwei linken Daumen hängt die Lichterkette nur selten so wie sie soll, und wer nicht kochen kann, ist beim Weihnachtsessen nicht der richtige Ansprechpartner.

Dieses Meeting findet in den kommenden Tagen jeden Tag statt. In unserem Fall ist es die entscheidende agile Maßnahme, um das Teamwork und die Kommunikation im Team zu fördern. Und das ist nicht zu unterschätzen: Überlege selbst, wie viele enttäuschende Geschenke mit ein bisschen mehr Reden ganz anders ausgeschaut hätten oder wie das Weihnachtsessen mit mehr Unterstützung noch viel leckerer geworden wäre, als es das ohnehin schon war. Ganz zu schweigen von dem Stress, der durch schlechte Absprachen und Missverständnisse unter dem Weihnachtsbaum in Streit ausgeartet ist.

Hast Du den agilen Rahmen gesteckt, geht die Vorweihnachtszeit wieder ihren gewohnten Gang. Die Geschäfte werden auch für agile Teams nicht leerer, die Geschenke, Deko-Artikel und Lebensmittel nicht günstiger – das macht aber auch nichts. Wichtig ist, dass Du und Deine Familie bei der Festvorbereitung mehr miteinander sprechen und zusammenarbeiten. Du als Scrum Master solltest Dich immer wieder vergewissern, dass niemand aus der Reihe tanzt und sich auf die Ego-Schiene verirrt. Der Product Owner wiederum sollte gerade in der heißen Phase des Projektes einen kühlen Kopf bewahren und im Notfall auch mal ein Projekt abbrechen, wenn das Team nicht entscheidend vorankommt. Und selbstverständlich sollten beide bei einem solch kurzen Sprint nicht alles auf das Team abwälzen – wer Hilfe braucht, soll sie natürlich auch bekommen.

Perfekt wird bis zu Deinem Weihnachtsessen wahrscheinlich auch mit agilen Methoden nicht alles funktionieren. Das ist aber nicht schlimm – denn was ist im Leben schon perfekt? Viel entscheidender ist – und das wirst Du sicher feststellen – dass Deine Familie schon während dieses kurzen Weihnachts-Sprints noch ein bisschen enger zusammenwächst. Festplanung und -durchführung gestalten diesmal wirklich alle miteinander, ohne dass irgendjemand lieber die Füße hochlegt, Ski-Sport schaut oder sich die gefühlt hunderteste Wiederholung von „Der kleine Lord“ gönnt. Das reicht häufig schon aus, um die Stimmung unter dem Baum zu heben – und ein paar wirklich gemütliche Stunden zu verbringen.

Fazit

Zugegeben, iterativ (wiederholend) und inkrementell (in kleinen Schritten) geht es bei unserem humorvoll gemeinten Weihnachts-Kurzsprint nicht unbedingt zu. Diese Grundaspekte agilen Arbeitens spielen hierbei erst einmal keine Rolle. Jedenfalls nicht beim ersten Mal. Die Erfahrungen, die Du in den kommenden Tagen sammelst, sind aber eine gute Grundlage, um es im nächsten Jahr besser zu machen. Und vielleicht startest Du das Projekt im nächsten Jahr auch ein wenig früher – dann mit Sprint Reviews und Retrospektiven, die schon vor dem Fest dazu beitragen, dass am Ende alles gut geht.

Ein besinnliches und schönes Fest wünscht das Team der Agile Sales Company GmbH!

Von | 18. Dec 2017|

Team Agile Sales Company GmbH