Crossfunktionalität: Die ideale Zusammensetzung von Teams

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Spezialisten und Generalisten werden gebraucht. Crossfunktionale Teams sind ein Mix aus beiden.


Das erwartet Sie in diesem Beitrag:
Was zeichnet crossfunktionale Teams aus?
Wie können Sie in Ihrem Unternehmen crossfunktionale Teams etablieren?
Was sollten Sie vor einer Umstrukturierung in crossfunktionale Teams bedenken?


Crossfunktionalität ist ein Bestandteil von agilen Arbeitsmethoden; agile Teams arbeiten immer crossfunktional. In diesem Beitrag erläutern wir mit Praxisbeispielen, wie Crossfunktionalität die Arbeitskultur des Teams und die Effizienz beispielsweise von Projektarbeiten verbessern kann. 

Crossfunktionalität ist ein Überbegriff für die Art und Weise, wie Teams – und ganze Unternehmen – zusammenarbeiten können. Um ein bestimmtes Projekt zu realisieren oder ein Produkt fertigzustellen, wird ein agiles Team so zusammengestellt, dass es Spezialisten (und Generalisten) aller benötigten Funktionen mit an Bord hat. 

Voraussetzungen für crossfunktional besetzte Teams sind: 

  • Klare und direkte Kommunikation untereinander: Vermeiden Sie es, „über fünf Ecken“ mit Ihren Kollegen zu kommunizieren. Mit agilen Ritualen wie Dailies oder wöchentlichen Meetings können Sie direkt auf Augenhöhe über Änderungen, Probleme oder Fragen sprechen. 
  • Gegenseitiges Vertrauen: Als Führungskraft ist Vertrauen in Ihre Mitarbeiter wichtig. Das Sprichwort „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser” ist bei crossfunktionalen Teams unpassend. Ihre Mitarbeiter haben alle Fähigkeiten und erarbeiten selbstorganisiert die gemeinsam festgelegten Ziele. Die Führungskräfte haben die besten Gründe für ihr tiefes Vertrauen, dass Ihre Kollegen mit eigenem Zeitmanagement ihre Aufgaben schaffen.
  • Wissensteilung: Wichtig ist die Bereitschaft, seine Kenntnisse an die Teamkollegen weiterzugeben. Als Team wird gemeinsam an einem Strang gezogen und die Kollegen helfen sich untereinander, wenn Fragen oder Schwierigkeiten auftreten. 

Das Gegenteil von crossfunktionalem Arbeiten verdeutlicht den Ansatz: Der Begriff „Silo-Denken“ ist inspiriert von Kornspeichern, also Silos, die zylindrisch hoch gebaut und fensterlos abgedichtet die Güter darin aufbewahren. Ein hierarchischer Organisationsaufbau von Firmen ähnelt dem Silo. Entscheidungen kommen von oben, Zusammenarbeit findet nur innerhalb des eigenen Bereichs, der eigenen Hierarchieebene statt. 

Wissen und Kompetenzen werden in „Silostrukturen“ nicht geteilt. Es geht viel Zeit verloren, wenn Hierarchiewege einzuhalten sind. Dann müssen Entscheidungen, für die ein schnelles Feedback benötigt wird, aufgeschoben werden, bis ein Entschluss „von oben“ kommt. In manchen traditionellen Unternehmen ist der Silo-Aufbau bislang noch üblich. 

„Crossfunktional” – was verstehen wir darunter?

Wenn in einem Unternehmen von einem crossfunktionalen Team gesprochen wird, dann handelt es sich um eine Gruppe von Kollegen, die Experten auf      verschiedenen Fachgebieten sind und somit verschiedene Funktionen innehaben. Womöglich handelt es sich um Fachkräfte aus Produktentwicklung, Marketing und Vertrieb. Bei der Zusammenstellung dieser Teams sollen deren Fähigkeiten, auch „Skills” genannt, mit Blick auf das Projektziel helfen. 

In diesen – manchmal etwas argwöhnisch von außen betrachteten – „bunt zusammen gewürfelten“ Gruppen soll und wird es zu einem besonders produktiven Gedankenaustausch kommen, da verschiedene Perspektiven auf ein Thema konstruktiv zusammenwirken.

Warum sollte ausgerechnet in crossfunktionalen Teams ein besserer Ideenfluss stattfinden als in reinen Spezialistengruppen aus einem Bereich? 

Crossfunktionalität ist eigentlich ein simples Konzept, das allerdings stark ausgeprägte Teamkompetenzen und ein agiles Mindset erfordert. 

Unsere eigenen Erlebnisse mit crossfunktional besetzten Teams bei unseren Kunden wie auch in unserem eigenen Unternehmen sind durchweg positiv. Ein Beispiel direkt aus der Agile Sales Company: Für Besprechungen kommt das ganze Team zusammen und diskutiert gleichberechtigt. Hierarchieebenen oder Fachbereiche spielen keine Rolle. Unser Team setzt sich unter anderem zusammen aus Verkaufstrainern und Agile Coaches, mit Hintergründen und Kompetenzen beispielsweise als Betriebswirte, Personalentwickler, aus Unternehmensberatung, Wirtschaft, Medien und Sprachwissenschaften. Wir entwickeln Konzepte, Ideen, neue Aufgabenfelder und Publikationen gemeinsam. 

Crossfunktionalität in Teams ist wichtig, weil durch unterschiedliche Perspektiven rascher und umfassender neue Ideen entstehen und Vorhandenes konstruktiver weiterentwickelt wird. 

Vielleicht kommt Ihnen diese Situation bekannt vor: Sie arbeiten an einem Projekt, aber Sie fühlen sich wie blockiert. Ihnen fehlen neue Ideen oder eine Lösung für ein Problem fällt Ihnen partout nicht ein. Dann tauschen Sie ein paar Worte mit einem Kollegen – und Sie erhalten einen kleinen Denkanstoß. Mit dem neuen Blickwinkel auf Ihr Thema sind Sie schon wieder im Spiel. 

Der Kollege kann jemand aus einer benachbarten Abteilung sein oder jemand, der in einem ganz anderen Feld tätig ist. Das Geheimnis ist: Wir bekommen neue Anregungen und bewegen uns über unsere kreisenden Gedankenschleifen hinaus. 

Wichtiger Aspekt gegen das „Silodenken“: Wissensteilung

Einer der besonders spannenden Aspekte im Konzept von Crossfunktionalität ist der Austausch von Wissen in den Arbeitsgruppen, auch „Skill-Sharing” genannt. Zusammengefasst bedeutet Skill-Sharing, dass im Team Kenntnisse und Fähigkeiten „über den eigenen Tellerrand hinaus“ untereinander ausgetauscht werden, die im Laufe der Zeit hilfreich sein könnten. 

Auch in Ihrem Unternehmen können Sie „Skill-Sharing” anwenden. Falls es in einem Bereich einer Abteilung nur einen Spezialisten gibt, könnte diese Person sich jemanden zur Seite holen. Im Idealfall besteht im Team Interesse.

Anmerkung: Crossfunktionalität bedeutet nicht, dass jeder alles kann und alles machen muss. Es sollte aber ermöglicht werden, dass Ihre Mitarbeiter sich gegenseitig unterstützen und zusammen den Alltag in der Firma runder gestalten. Zum Beispiel: Würde jemand von Ihren Spezialisten für eine längere Zeit ausfallen, könnte das „angelernte“ Teammitglied weitgehend einspringen und somit einen Engpass in der Abteilung vermeiden. 

Sich neues Wissen und Kompetenzen anzueignen, braucht allerdings Zeit. Wir empfehlen Ihnen: Investieren Sie in diese Zeit, geben Sie Ihren Mitarbeitern genügend Luft, sich mit neuen Themen vertraut zu machen. 

Ein großer Pluspunkt von Crossfunktionalität ist: Der Arbeitsalltag in ihrem Unternehmen, in laufenden Projekten funktioniert weiterhin flüssig, wenn Komplikationen auftreten.

Noch besser als „nur Spezialisten“: Fachleute mit einem „T-Shaped-Skill-Set“ 

Der Begriff eines „T-Shaped-Skill-Set“ erklärt sich buchstäblich aus der Form des „T“: Die Person hat einerseits Kenntnisse und Fähigkeiten, die in die Tiefe gehen, andererseits ist sie so breit aufgestellt, dass sie kompetent und produktiv mit Experten aus anderen Fachgebieten zusammenarbeiten kann. Diese Qualitäten können einem Unternehmen Zeit und Geld sparen: Weniger Zeit wird benötigt, um Zusammenhänge zu erklären und mehr Zeit steht daher zur Verfügung, um Aufgaben zu erledigen.

Beispielsweise im Bereich der Werbung können Mitarbeiter mit „T-Shaped“-Talenten sehr wertvoll sein, oder beispielsweise in der Unternehmensberatung: Kunden können aus allen Arten von Branchen kommen. Das Kunde-Berater-Verhältnis profitiert sehr stark davon, wenn das Personal Wissen und Fachkompetenz sowohl in der Breite als auch in der Tiefe in sich vereint.

Der Austausch von Fähigkeiten in crossfunktional besetzten Teams

Wie können gehen Sie das Thema „Skill-Sharing“ konkret in Ihrem Unternehmen angehen? Wenn Sie sich dazu entschließen, Ihre Teams crossfunktional zusammenzustellen, empfehlen wir Ihnen, zunächst die Aufgabenverteilung zu planen. Berücksichtigen Sie die individuellen Eigenschaften, Fähigkeiten und Lerngeschwindigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Klären und berücksichtigen Sie vorab die Stärken und Schwächen der einzelnen Teammitglieder. 

Verschiedene Methoden bieten sich an, um vorhandenes Wissen zu teilen: Sie können beispielsweise einen Experten mit einem Neuling zusammensetzen, was sich dann „Pair-Sharing” nennt. Ihr Spezialist zeigt seinem Partner Schritt für Schritt seinen Aufgabenschwerpunkt. Fragen, die dabei aufkommen, können sofort beantwortet werden. 

Auf Lernunterschiede sollten Sie gezielt eingehen, damit ihre Mitarbeiter schnelle Fortschritte machen können. Regelmäßige Meetings für Fragen sind eine gute Option. So können der aktuelle Wissensstand und anstehende Aufgaben besprochen werden.

Möglicherweise haben Sie Mitarbeiter, die selbstständig neue Skills erlernen wollen. Denen sollten Sie angemessene „Slacktime“, also Zeitkapazitäten zur Einarbeitung, zur Verfügung stellen.

Eine weitere Möglichkeit, wie Sie Ihrem Team neue Fachgebiete nahebringen können, besteht zum Beispiel in der „Community of Practices“. In diesen Gruppen treffen sich Experten, die an gleichen oder ähnlichen Aufgaben arbeiten. Sie bekommen die Möglichkeit, sich in regelmäßigen Abständen zusammenzusetzen, um über den Verlauf ihrer Aufgaben zu sprechen. Zum Beispiel, was gut funktioniert hat und was noch verbessert werden kann. 

Wie bauen Sie crossfunktionale Teams in Ihrem Unternehmen konkret auf?      

Sie haben sich dazu entschieden, ein crossfunktionales Team aufzustellen? Steht die Zusammensetzung der Teilnehmer prinzipiell fest? Aber vielleicht haben Sie das Gefühl, dass Sie eigentlich von Zeit zu Zeit noch Experten bräuchten? 

Bei der Einteilung, wer ein fester Bestandteil des Teams sein soll, können Sie überlegen, ob Sie Gebrauch von „Shared Resources” machen wollen. Das wären Experten, die allerdings nicht dauerhaft in den Teams anwesend sind, weil sie „nebenher“ an ihren eigenen Aufgaben außerhalb des Projekts arbeiten. „Shared Resources” werden nur für bestimmte Tätigkeiten dazu geholt, die beispielsweise erst im späteren Verlauf eines Projekts wichtig sind. 

Für crossfunktionale Gruppen ist es das A und O, als Team zusammenzuarbeiten. Alle sollten selbstverständlich willens und in der Lage sein, den Kollegen unter die Arme zu greifen und bei anfallenden Schwierigkeiten zu unterstützen. Schnelle Entscheidungen bei neuen Ideen oder unvorhergesehenen Herausforderungen sollten keine Verzögerungen für das Projekt bedeuten – das ist schließlich einer der Vorteile von flachen Hierarchien.      

Dadurch, dass Ihr Team crossfunktional zusammengesetzt ist, haben Sie qualifiziertes Personal für alle benötigten Anforderungen zur Vollendung des Projektziels. Somit müssen Sie bei Problemen nicht auf externe Hilfe hoffen und warten. Schwierigkeiten werden eigenverantwortlich gelöst.

Für Sie in Ihrer Position als Arbeitgeber ist es vorteilhaft, wenn Sie für neue Ideen und Blickwinkel offen sind. Ein aufgeschlossenes, vorurteilsfreies Mindset kann Ihnen helfen, den richtigen Weg, beispielsweise für die Arbeitsaufteilung durch crossfunktionale Teams, für Ihr Unternehmen zu finden. 

Das bedeutet, dass Sie Entscheidungen kritisch aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Beziehen Sie Ihr Team mit in die Entscheidungen ein. Das bedeutet keine Minderung Ihrer Autorität, sondern leben Sie den Teamgedanken vor. Ihre Mitarbeiter haben sicherlich konstruktives Feedback für Sie.

In traditionell hierarchisch verwurzelten Unternehmen ist es wahrscheinlich schwieriger, Konzepte von crossfunktionell aufgebauten Teams einzuführen. Produktiver für das Unternehmen, als nur die Meinung und den Wissensstand des Top-Managements als richtig und gültig anzuerkennen, ist es, wenn Sie sich darauf einlassen, Ihren Kenntnisstand zu hinterfragen. Geben Sie neuen Aspekten eine Chance. Beispielsweise erfahren die Spezialisten am Markt häufig sehr rasch von neuen Trends und Kundenbedürfnissen. Das können wichtige Impulsgeber für das Unternehmen sein.

Unternehmen, die sich von einer hierarchischen Silo-Struktur verabschieden, gestalten Ihre Teams so, dass das gesamte Unternehmen davon profitiert. Crossfunktional besetzte Teams sind dafür ein wichtiger Faktor.

Zusammengefasst: Irrtümer über crossfunktional besetzte Teams

Ein oben schon erwähnter Irrtum: Nicht jedes Mitglied in Ihrer neuen crossfunktional besetzten Arbeitsgruppe soll alles können und alles machen. Dagegen wird in Meetings vorher besprochen, wer welche Aufgaben übernimmt und wer (vielleicht aufgrund vorhandener Qualifikation) Interesse hat, sich mit neuen Aufgaben vertraut zu machen. 

Eine Führungspersönlichkeit, die erwartet, dass jeder alles machen und können muss, verursacht für die Mitarbeiter Stress und eine große Belastung. Zudem stünde das dem auf Effizienz ausgerichteten Konzept entgegen. Trotz dem Bedürfnis von gegenseitigen Vertretungen: Eine vernünftige Verteilung der Themen und Zuständigkeiten auf die vorhandenen Mitglieder (eventuell ergänzt um „Shared Ressources-Spezialisten) empfehlen wir sehr. 

Nächster Irrtum, von außen betrachtet: Crossfunktional bedeutet nicht „beliebig“. Die Teamzusammenstellung wirkt von außen anfangs womöglich „unkonventionell“, aber die Zusammenstellung der Persönlichkeiten mit ihren individuellen Kompetenzen sollte sehr sorgfältig erfolgen.

Vorteile der Crossfunktionalität

Das Resultat von Crossfunktionalität ist, dass Ihre Mitarbeiter spätestens im Laufe der Zeit über ein sogenanntes „T-Shaped-Skill-Set” verfügen und sich alle zu den vorhandenen eigenen Fähigkeiten noch breiter aufstellen. 

Durch Wissensteilung in der Breite und Tiefe sowie persönliche Weiterentwicklung sind die Teams weniger nur auf einen einzigen Experten angewiesen, sondern haben immer „Backup”. Durch das Teilen von Informationen gibt es in der Gruppe mindestens eine weitere Person, die bei Engpässen helfen kann. Ihre Mitarbeiter sind nicht darauf angewiesen, dass anfallende Probleme von Außenstehenden gelöst werden, sie können eigenständig als Team an einer Lösung arbeiten. 

Crossfunktionalität: Ist das geeignet für jedes Team?      

Neben vielen positiven Eigenschaften bestehen mögliche Schattenseiten bei der Zusammensetzung crossfunktionaler Teams. 

Beispielsweise kann eine Abteilung, die möglichst viele Bereiche zusammenbringen will, „zu“ crossfunktional sein. Soll bedeuten, dass Sie dadurch womöglich einen (zu) großen Austausch an Informationen haben und (zu) viele neue Ideen entwickeln. Dann fehlen diejenigen, die all das umsetzen können. 

Ein wichtiges Ziel vor einem derartigen Strukturwandel ist also, ein passendes Maß von „Impulsgebern“ und „Realisierern“ im Boot zu haben.

Ein Problem besteht ebenfalls, wenn Sie zu viele Experten, also „Umsetzer“ aus einem Bereich im Boot haben. Für die vielen qualifizierte Spezialisten im Team wäre es vor der Umsetzung vielleicht effektiver gewesen, erst neue Ideen oder Verbesserungen einzubringen. Die kreative Seite von frischem Wind fehlt in diesem Beispiel.

Essentiell ist also in mehrfacher Hinsicht eine ausgewogene Verteilung innerhalb crossfunktionaler Teams. Schaffen Sie als Arbeitgeber ein Gleichgewicht, das auf das Bedürfnis Ihrer Ziele in den Abteilungen Ihrer Firma passt.

Crossfunktionalität und damit verwandte Aspekte wie agiles Arbeiten setzen sich bereits seit Jahren in der globalisierten und digitalisierten Unternehmenswelt durch, weil Unternehmen mit rein traditionellen Strukturen und Arbeitsweisen zunehmend Schwierigkeiten haben, sich auf den veränderten Märkten zu behaupten.

Stark hierarchisch geprägte Traditionsunternehmen, die womöglich in allen Bereichen von der Gründerpersönlichkeit geführt werden, haben wahrscheinlich größere Schwierigkeiten mit diesem modernen Mindset. Es besteht die Sorge vor Macht- und Kontrollverlust. Ältere Patriarche bleiben wahrscheinlich stärker herkömmlichen Strukturen verhaftet als ein Start-up.

Die Geisteshaltung muss stimmen (oder sich passend entwickeln) – und zwar sowohl auf Mitarbeiterebene wie auch auf allen Ebenen des Managements. Und der Teamgedanke ist essentiell. 

Fazit

Jedes Projekt ist so individuell wie jede einzelne Persönlichkeit in Ihrem Unternehmen. Die unterschiedlichen Fähigkeiten können in einem Team ergänzt und entsprechend erweitert werden. Wenn Sie auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter eingehen, können Sie das Beste aus Ihren Mitarbeitern und aus dem Projektergebnis holen. 

Planen Sie sorgfältig die Teamzusammensetzung für das Projekt hinsichtlich der beruflichen Erfahrung, Kompetenzen und menschlichen Qualitäten der Mitglieder. Wer kann andere in seinem Fachgebiet unterrichten? Sind Spezialisten und Generalisten dabei?

Generell werden anstehende Aufgaben schneller erledigt, wenn mehr Leute mit dem nötigen Wissen zur Verfügung stehen. Zwar kosten die Vorbereitungen für solche crossfunktionalen Teams viel Zeit und es dauert, bis Ihr Team komplett einsatzbereit ist, aber das Resultat lohnt sich. Ihre Mitarbeiter lernen über den Tellerrand hinaus und können diese wichtige Ressource zukünftig einsetzen können. Das Team wird dadurch immer selbstständiger und effektiver.

Ein Team, das crossfunktional arbeitet, wird Wissen miteinander teilen. Ausgewählte Experten kommen zusammen, um gemeinsam auf ein bestimmtes Projektziel hinzuarbeiten, bevor sie wieder getrennte Wege gehen. Leider wird Crossfunktionalität bislang häufig nur für befristete Projektteams genutzt.

Von | 14. Aug 2019|

Team Agile Sales Company GmbH