Crossfunktionalität: Die ideale Zusammensetzung von Teams

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Spezialisten und Generalisten werden gebraucht. Cross-funktionale Teams sind ein Mix aus beiden.


Das erwartet Dich in diesem Beitrag:
Was zeichnet cross-funktionale Teams aus?
Wie kannst Du in Deinem Unternehmen cross-funktionale Teams etablieren?
Was solltest Du vor einer Umstrukturierung in cross-funktionale Teams bedenken?

Dieser Blogbeitrag wurde am 14.08.2019 erstmals veröffentlicht und wurde am 21.07.2021 überarbeitet.

Kurz gesagt

Cross-funktionalität ist ein Bestandteil von agilen Arbeitsmethoden und agile Teams arbeiten immer cross-funktional. In diesem Beitrag erläutern wir mit Praxisbeispielen, wie Cross-funktionalität die Arbeitskultur des Teams und die Effizienz beispielsweise von Projektarbeiten verbessern kann.

  • Klare und direkte Kommunikation untereinander: Vermeide es „über fünf Ecken“ mit Deinen Kollegen zu kommunizieren. Mit agilen Ritualen wie Dailies oder wöchentlichen Meetings kannst Du direkt auf Augenhöhe über Änderungen, Probleme oder Fragen sprechen. 

  • Gegenseitiges Vertrauen: Als Führungskraft ist Vertrauen in Deiner Mitarbeiter wichtig. Das Sprichwort „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser” ist bei cross-funktionalen Teams unpassend. Deine Mitarbeiter haben alle Fähigkeiten und erarbeiten selbstorganisiert die gemeinsam festgelegten Ziele. Die Führungskräfte haben die besten Gründe für ihr tiefes Vertrauen, dass Deine Kollegen mit eigenem Zeitmanagement ihre Aufgaben schaffen.

  • Wissensteilung: Wichtig ist die Bereitschaft, seine Kenntnisse an die Teamkollegen weiterzugeben. Als Team wird gemeinsam an einem Strang gezogen und die Kollegen helfen sich untereinander, wenn Fragen oder Schwierigkeiten auftreten. 

  • Spezialisten und Generalisten: Durch den Austausch von "Skills" im Team, entsteht ein"T-Shapes-Skill-Set". Das bedeutet, Spezialisten aus verschiedenen Fachbereichen kommen zusammen und teilen ihr Wissen und Können mit anderen Mitarbeitern. Sie bekommen ein oberflächliches Wissen über unterschiedliche Themen - sie sind Generalisten auf diesen Gebieten. Eine Mitarbeiter entwickeln ein
    "T-Shaped-Skill-Set", sie sind Generalist und Spezialist.

Cross-funktionalität ist ein Überbegriff für die Art und Weise, wie Teams – und ganze Unternehmen – zusammenarbeiten können. Um ein bestimmtes Projekt zu realisieren oder ein Produkt fertigzustellen, wird ein agiles Team so zusammengestellt, dass es Spezialisten (und Generalisten) aller benötigten Funktionen mit an Bord hat. 

Das Gegenteil von cross-funktionalem Arbeiten verdeutlicht den Ansatz: Der Begriff „Silo-Denken“ ist inspiriert von Kornspeichern, die zylindrisch hoch gebaut und fensterlos abgedichtet die Güter darin aufbewahren. Ein hierarchischer Organisationsaufbau von Firmen ähnelt dem Silo. Entscheidungen kommen von oben, Zusammenarbeit findet nur innerhalb des eigenen Bereichs, der eigenen Hierarchieebene statt. 

Wissen und Kompetenzen werden in „Silostrukturen“ nicht geteilt. Es geht viel Zeit verloren, wenn Hierarchiewege einzuhalten sind. Dann müssen Entscheidungen, für die ein schnelles Feedback benötigt wird, aufgeschoben werden, bis ein Entschluss „von oben“ kommt. In manchen traditionellen Unternehmen ist der Silo-Aufbau bislang noch üblich. 

„Cross-funktional” – was verstehen wir darunter?

Wenn in einem Unternehmen von einem cross-funktionalen Team gesprochen wird, dann handelt es sich um eine Gruppe von Kollegen, die Experten auf verschiedenen Fachgebieten sind und somit verschiedene Funktionen innehaben. Womöglich handelt es sich um Fachkräfte aus Produktentwicklung, Marketing und Vertrieb. Bei der Zusammenstellung dieser Teams sollen deren Fähigkeiten, auch „Skills” genannt, mit Blick auf das Projektziel helfen. 

In diesen – manchmal etwas argwöhnisch von außen betrachteten – „bunt zusammen gewürfelten“ Gruppen soll und wird es zu einem besonders produktiven Gedankenaustausch kommen, da verschiedene Perspektiven auf ein Thema konstruktiv zusammenwirken.

Warum sollte ausgerechnet in cross-funktionalen Teams ein besserer Ideenfluss stattfinden als in reinen Spezialistengruppen aus einem Bereich? 

Cross-funktionalität ist eigentlich ein simples Konzept, das allerdings stark ausgeprägte Teamkompetenzen und ein agiles Mindset erfordert. 

Unsere eigenen Erlebnisse mit cross-funktional besetzten Teams bei unseren Kunden wie auch in unserem eigenen Unternehmen sind durchweg positiv. Ein Beispiel direkt aus der Agile Sales Company: Für Besprechungen kommt das ganze Team zusammen und diskutiert gleichberechtigt. Hierarchieebenen oder Fachbereiche spielen keine Rolle. Unser Team setzt sich unter anderem zusammen aus Verkaufstrainern und Agile Coaches, mit Hintergründen und Kompetenzen beispielsweise als Betriebswirte, Personalentwickler, aus Unternehmensberatung, Wirtschaft, Medien und Sprachwissenschaften. Wir entwickeln Konzepte, Ideen, neue Aufgabenfelder und Publikationen gemeinsam. 

Cross-funktionalität in Teams ist wichtig, weil durch unterschiedliche Perspektiven rascher und umfassender neue Ideen entstehen und Vorhandenes konstruktiver weiterentwickelt wird. 

Vielleicht kommt Dir diese Situation bekannt vor: Du arbeitest an einem Projekt, aber Du fühlst Dich wie blockiert. Dir fehlen neue Ideen oder eine Lösung für ein Problem fällt Dir partout nicht ein. Dann tauschst Du ein paar Worte mit einem Kollegen – und Du erhältst einen kleinen Denkanstoß. Mit dem neuen Blickwinkel auf Dein Thema bist Du schon wieder im Spiel. 

Der Kollege kann jemand aus einer benachbarten Abteilung sein oder jemand, der in einem ganz anderen Feld tätig ist. Das Geheimnis ist: Wir bekommen neue Anregungen und bewegen uns über unsere kreisenden Gedankenschleifen hinaus. 

Klassische vs. cross-funktionale Teams: Klassische Teams haben isolierte Gruppen von Spezialisten, während cross-funktionale Teams Gruppe mit verschiedene Spezialisten sind, um einen perfekten und innovativen Austausch zu gewährleisten.

Abb. 01: Klassische vs. cross-funktionale Teams © Agile Sales Company GmbH


Wichtiger Aspekt gegen das „Silodenken“: Wissensteilung

Einer der besonders spannenden Aspekte im Konzept von Cross-funktionalität ist der Austausch von Wissen in den Arbeitsgruppen, auch „Skill-Sharing” genannt. Zusammengefasst bedeutet Skill-Sharing, dass im Team Kenntnisse und Fähigkeiten „über den eigenen Tellerrand hinaus“ untereinander ausgetauscht werden, die im Laufe der Zeit hilfreich sein könnten. 

Auch in Deinem Unternehmen kannst Du „Skill-Sharing” anwenden. Falls es in einem Bereich einer Abteilung nur einen Spezialisten gibt, kann sich diese Person jemanden zur Seite holen. Im Idealfall besteht im Team Interesse.

Anmerkung: Cross-funktionalität bedeutet nicht, dass jeder alles kann und alles machen muss. Es sollte aber ermöglicht werden, dass Deine Mitarbeiter sich gegenseitig unterstützen und zusammen den Alltag in der Firma runder gestalten. Zum Beispiel: Würde jemand von Deinen Spezialisten für eine längere Zeit ausfallen, könnte das „angelernte“ Teammitglied weitgehend einspringen und somit einen Engpass in der Abteilung vermeiden. 

Sich neues Wissen und Kompetenzen anzueignen, braucht allerdings Zeit. Wir empfehlen Dir: Investiere in diese Zeit, gib Deinen Mitarbeitern genügend Luft, sich mit neuen Themen vertraut zu machen. 

Ein großer Pluspunkt von Cross-funktionalität ist: Der Arbeitsalltag in Deinem Unternehmen, in laufenden Projekten funktioniert weiterhin flüssig, wenn Komplikationen auftreten.

Noch besser als „nur Spezialisten“: Fachleute mit einem „T-Shaped-Skill-Set“ 

Der Begriff eines „T-Shaped-Skill-Set“ erklärt sich buchstäblich aus der Form des „T“: Die Person hat einerseits Kenntnisse und Fähigkeiten, die in die Tiefe gehen, andererseits ist sie so breit aufgestellt, dass sie kompetent und produktiv mit Experten aus anderen Fachgebieten zusammenarbeiten kann. Diese Qualitäten können einem Unternehmen Zeit und Geld sparen: Weniger Zeit wird benötigt, um Zusammenhänge zu erklären und mehr Zeit steht daher zur Verfügung, um Aufgaben zu erledigen.

Beispielsweise im Bereich der Werbung können Mitarbeiter mit „T-Shaped“-Talenten sehr wertvoll sein, oder beispielsweise in der Unternehmensberatung: Kunden können aus allen Arten von Branchen kommen. Das Kunde-Berater-Verhältnis profitiert sehr stark davon, wenn das Personal Wissen und Fachkompetenz sowohl in der Breite als auch in der Tiefe in sich vereint.

T-Shaped-Skill-Set: Zeigt auf, dass Generalisten ein breites Wissen haben und so die Fähigkeit haben, außerhalb des Fachgebiets zu arbeiten. Spezialisten sind eher sehr tief mit ihrem Themengebiet vertraut. Die T-Shape zeigt, dass eine Person sowohl ein breites als auch ein tiefes Verständnis hat.Abb. 02: T-Shapes-Skill-Set © Agile Sales Company GmbH

Der Austausch von Fähigkeiten in cross-funktional besetzten Teams

Wie gehst Du das Thema „Skill-Sharing“ konkret in Deinem Unternehmen an? Wenn Du Dich dazu entschliesst, Deine Teams cross-funktional zusammenzustellen, empfehlen wir Dir, zunächst die Aufgabenverteilung zu planen. Berücksichtige die individuellen Eigenschaften, Fähigkeiten und Lerngeschwindigkeiten Deiner Mitarbeiter. Kläre vorab die Stärken und Schwächen. 

Verschiedene Methoden bieten sich an, um vorhandenes Wissen zu teilen: Du kannst beispielsweise einen Experten mit einem Neuling zusammensetzen, was sich dann „Pair-Sharing” nennt. Dein Spezialist zeigt seinem Partner Schritt für Schritt seinen Aufgabenschwerpunkt. Fragen, die dabei aufkommen, können sofort beantwortet werden. 

Auf Lernunterschiede solltest Du gezielt eingehen, damit Deine Mitarbeiter schnelle Fortschritte machen. Regelmäßige Meetings für Fragen sind eine gute Option. So wird der aktuelle Wissensstand und anstehende Aufgaben besprochen.

Möglicherweise hast Du Mitarbeiter, die selbstständig neue Skills erlernen wollen. Ihnen solltest Du angemessene „Slacktime“, also Zeitkapazitäten zur Einarbeitung, zur Verfügung stellen.

Eine weitere Möglichkeit, wie Du Deinem Team neue Fachgebiete nahebringen kannst, besteht zum Beispiel in der „Community of Practices“. In diesen Gruppen treffen sich Experten, die an gleichen oder ähnlichen Aufgaben arbeiten. Sie bekommen die Möglichkeit, sich in regelmäßigen Abständen zusammenzusetzen, um über den Verlauf ihrer Aufgaben zu sprechen. Zum Beispiel, was gut funktioniert hat und was noch verbessert werden kann. 

Wie baust Du cross-funktionale Teams in Deinem Unternehmen konkret auf?    

Du hast Dich dazu entschieden, ein cross-funktionales Team aufzustellen? Steht die Zusammensetzung der Teilnehmer prinzipiell fest? Aber vielleicht hast Du das Gefühl, dass Du eigentlich von Zeit zu Zeit noch Experten brauchst? 

Bei der Einteilung, wer ein fester Bestandteil des Teams sein soll, kannst Du überlegen, ob Du Gebrauch von „Shared Resources” machst. Das wären Experten, die allerdings nicht dauerhaft in den Teams anwesend sind, weil sie „nebenher“ an ihren eigenen Aufgaben außerhalb des Projekts arbeiten. „Shared Resources” werden nur für bestimmte Tätigkeiten dazu geholt, die beispielsweise erst im späteren Verlauf eines Projekts wichtig sind. 

Für cross-funktionale Gruppen ist es das A und O, als Team zusammenzuarbeiten. Alle sollten selbstverständlich willens und in der Lage sein, den Kollegen unter die Arme zu greifen und bei anfallenden Schwierigkeiten zu unterstützen. Schnelle Entscheidungen bei neuen Ideen oder unvorhergesehenen Herausforderungen sollten keine Verzögerungen für das Projekt bedeuten – das ist schließlich einer der Vorteile von flachen Hierarchien.      

Dadurch, dass Dein Team cross-funktional zusammengesetzt ist, hast Du qualifiziertes Personal für alle benötigten Anforderungen zur Vollendung des Projektziels. Somit musst Du bei Problemen nicht auf externe Hilfe hoffen und warten. Schwierigkeiten werden eigenverantwortlich gelöst.

Für Dich in Deiner Position als Arbeitgeber ist es vorteilhaft, wenn Du für neue Ideen und Blickwinkel offen bist. Ein aufgeschlossenes, vorurteilsfreies Mindset kann Dir helfen, den richtigen Weg, beispielsweise für die Arbeitsaufteilung durch cross-funktionale Teams, für Dein Unternehmen zu finden. 

Das bedeutet, dass Du Entscheidungen kritisch aus verschiedenen Perspektiven betrachtest. Beziehe Dein Team mit in die Entscheidungen ein. Das bedeutet keine Minderung Deiner Autorität, sondern lebe den Teamgedanken vor. Deine Mitarbeiter haben sicherlich konstruktives Feedback für Dich.

In traditionell hierarchisch verwurzelten Unternehmen ist es wahrscheinlich schwieriger, Konzepte von cross-funktionell aufgebauten Teams einzuführen. Produktiver für das Unternehmen, als nur die Meinung und den Wissensstand des Top-Managements als richtig und gültig anzuerkennen, ist es, wenn Du Dich darauf einlässt, Deinen Kenntnisstand zu hinterfragen. Gib neuen Aspekten eine Chance. Beispielsweise erfahren die Spezialisten am Markt häufig sehr rasch von neuen Trends und Kundenbedürfnissen. Das können wichtige Impulsgeber für das Unternehmen sein.

Unternehmen, die sich von einer hierarchischen Silo-Struktur verabschieden, gestalten ihre Teams so, dass das gesamte Unternehmen davon profitiert. Cross-funktional besetzte Teams sind dafür ein wichtiger Faktor.

Zusammengefasst: Irrtümer über cross-funktional besetzte Teams

Ein oben schon erwähnter Irrtum: Nicht jedes Mitglied in Deiner neuen cross-funktional besetzten Arbeitsgruppe soll alles können und alles machen. Dagegen wird in Meetings vorher besprochen, wer welche Aufgaben übernimmt und wer (vielleicht aufgrund vorhandener Qualifikation) Interesse hat, sich mit neuen Aufgaben vertraut zu machen. 

Eine Führungspersönlichkeit, die erwartet, dass jeder alles machen und können muss, verursacht für die Mitarbeiter Stress und eine große Belastung. Zudem stünde das dem auf Effizienz ausgerichteten Konzept entgegen. Trotz dem Bedürfnis von gegenseitigen Vertretungen: Eine vernünftige Verteilung der Themen und Zuständigkeiten auf die vorhandenen Mitglieder (eventuell ergänzt um „Shared Ressources-Spezialisten) empfehlen wir sehr. 

Nächster Irrtum, von außen betrachtet: Cross-funktional bedeutet nicht „beliebig“. Die Teamzusammenstellung wirkt von außen anfangs womöglich „unkonventionell“, aber die Zusammenstellung der Persönlichkeiten mit ihren individuellen Kompetenzen sollte sehr sorgfältig erfolgen.

Vorteile der Cross-funktionalität

Das Resultat von Cross-funktionalität ist, dass Deine Mitarbeiter spätestens im Laufe der Zeit über ein sogenanntes „T-Shaped-Skill-Set” verfügen und sich alle zu den vorhandenen eigenen Fähigkeiten noch breiter aufstellen. 

Durch Wissensteilung in der Breite und Tiefe sowie persönliche Weiterentwicklung sind die Teams weniger nur auf einen einzigen Experten angewiesen, sondern haben immer „Backup”. Durch das Teilen von Informationen gibt es in der Gruppe mindestens eine weitere Person, die bei Engpässen helfen kann. Deine Mitarbeiter sind nicht darauf angewiesen, dass anfallende Probleme von Außenstehenden gelöst werden, sie können eigenständig als Team an einer Lösung arbeiten. 

Cross-funktionalität: Ist das für jedes Team geeignet?      

Neben vielen positiven Eigenschaften bestehen mögliche Schattenseiten bei der Zusammensetzung cross-funktionaler Teams. 

Beispielsweise kann eine Abteilung, die möglichst viele Bereiche zusammenbringen will, „zu“ cross-funktional sein. Soll bedeuten, dass sie dadurch womöglich einen (zu) großen Austausch an Informationen haben und (zu) viele neue Ideen entwickeln. Dann fehlen diejenigen, die all das umsetzen können. 

Ein wichtiges Ziel vor einem derartigen Strukturwandel ist also, ein passendes Maß von „Impulsgebern“ und „Realisierern“ im Boot zu haben.

Ein Problem besteht ebenfalls, wenn sie zu viele Experten, also „Umsetzer“ aus einem Bereich im Boot haben. Für die vielen qualifizierte Spezialisten im Team wäre es vor der Umsetzung vielleicht effektiver gewesen, erst neue Ideen oder Verbesserungen einzubringen. Die kreative Seite von frischem Wind fehlt in diesem Beispiel.

Essentiell ist also in mehrfacher Hinsicht eine ausgewogene Verteilung innerhalb cross-funktionaler Teams. Schaffe als Arbeitgeber ein Gleichgewicht, das auf das Bedürfnis Deiner Ziele in den Abteilungen Deines Unternehmen passt.

Cross-funktionalität und damit verwandte Aspekte wie agiles Arbeiten setzen sich bereits seit Jahren in der globalisierten und digitalisierten Unternehmenswelt durch, weil Unternehmen mit rein traditionellen Strukturen und Arbeitsweisen zunehmend Schwierigkeiten haben, sich auf den veränderten Märkten zu behaupten.

Stark hierarchisch geprägte Traditionsunternehmen, die womöglich in allen Bereichen von der Gründerpersönlichkeit geführt werden, haben wahrscheinlich größere Schwierigkeiten mit diesem modernen Mindset. Es besteht die Sorge vor Macht- und Kontrollverlust. Ältere Patriarche bleiben wahrscheinlich stärker herkömmlichen Strukturen verhaftet als ein Start-up.

Die Geisteshaltung muss stimmen (oder sich passend entwickeln) – und zwar sowohl auf Mitarbeiterebene wie auch auf allen Ebenen des Managements. Und der Teamgedanke ist essentiell. 

Fazit

Jedes Projekt ist so individuell wie jede einzelne Persönlichkeit in Deinem Unternehmen. Die unterschiedlichen Fähigkeiten können in einem Team ergänzt und entsprechend erweitert werden. Wenn Du auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter eingehst, kannst Du das Beste aus Deinen Mitarbeitern und aus dem Projektergebnis holen. 

Plane sorgfältig die Teamzusammensetzung für das Projekt hinsichtlich der beruflichen Erfahrung, Kompetenzen und menschlichen Qualitäten der Mitglieder. Wer kann andere in seinem Fachgebiet unterrichten? Sind Spezialisten und Generalisten dabei?

Generell werden anstehende Aufgaben schneller erledigt, wenn mehr Leute mit dem nötigen Wissen zur Verfügung stehen. Zwar kosten die Vorbereitungen für solche cross-funktionalen Teams viel Zeit und es dauert, bis Dein Team komplett einsatzbereit ist, aber das Resultat lohnt sich. Deine Mitarbeiter lernen über den Tellerrand hinaus und können diese wichtige Ressource zukünftig einsetzen. Das Team wird dadurch immer selbstständiger und effektiver.

Ein Team, das cross-funktional arbeitet, wird Wissen miteinander teilen. Ausgewählte Experten kommen zusammen, um gemeinsam auf ein bestimmtes Projektziel hinzuarbeiten, bevor sie wieder getrennte Wege gehen.


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