E-Mails im Vertrieb: Das sollten Sie beim Schreiben beachten

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Die Geschichte der E-Mail – Wie viel wissen Sie über die elektronische Post?


Das erwartet Sie in diesem Beitrag:
Die Geschichte der E-Mail
Tipps zum Verfassen der „perfekten“ E-Mail
Vermeiden Sie Stolperfallen und Fettnäpfchen bei Ihren Kunden

Dieser Blogbeitrag wurde am 24.04.2018 erstmals veröffentlicht und wurde am 04.09.2019 überarbeitet.


Ein Einblick auf die Erfolgsgeschichte der E-Mail: Die erste elektronische Post wurde bereits 1971 vom amerikanischen Informatiker Ray Tomlinson versand. Als Erfinder der E-Mail zeichnete er ebenfalls das berühmten @-Zeichen. Mit dieser „Notlösung“ trennte er seinen Namen und den Namen seines Arbeitgebers – der Computerfirma Bolt Beranek and Newman (BBN) – voneinander.

Die erste E-Mail-Adresse war weltweit und Tomlinson schickte seine Mail ebenfalls an sich selbst. Keine große Sache: Eine technische Spielerei mit unerwarteten Folgen, die die weitere Kommunikation prägen sollte. 

1984 kam die E-Mail-Adresse nach Deutschland. Die erste Mail wurde am 3. August von Michael Rotert von der Technischen Universität Karlsruhe empfangen. Die Nachricht kam von Laura Breeden – einer Mitarbeiterin des CSNET (Computer Science Network) in Massachusetts: 

„Willkommen in CSNet. Michael, this is your official welcome to CSNet.”

Nach der ersten E-Mail dauerte es noch einige Jahre bis die Kommunikation über den elektronischen Weg ein fester Bestandteil im Alltag wurde. Erst in den 1990er-Jahren hatten mehr Menschen die Möglichkeit einen Internetzugang zu bekommen. 

Im Jahr 2000 wurden in Deutschland „nur“ 32,3 Milliarden E-Mails versendet. Im Jahr 2017 (nach Angaben des Statistikportals Statista) waren es rund 771 Milliarden – die Tendenz steigt weiter. 

Der Aufbau einer E-Mail 

Die elektronische Post besteht aus einer Betreffzeile, einer Begrüßungsformel, einem Haupttext und einer Verabschiedung: 

  • Betreffzeile: Mit der Betreffzeile geben Sie Ihrem Leser den ersten Hinweis auf den Inhalt Ihrer Nachricht: Geht es um einen Termin? Eine Frage? Oder einen Wunsch? Halten Sie sich kurz – E-Mail-Clients und Browser zeigen nur eine bestimmte Länge des Betreffs an. Bleiben Sie unter 78 Zeichen.
  • Begrüßung: An wen schreiben Sie die E-Mail? Für Vorgesetzten oder Ihre Kunden sollten Sie eine neutrale und höfliche Anrede wählen: „Guten Tag, Frau Maier“. Kennen Sie den Empfänger näher oder handelt es sich um einen Stammkunden, können Sie eine persönliche Begrüßung nehmen, zum Beispiel „Liebe Frau Maier“.
  • Haupttext: Kommen Sie schnell auf den Punkt. Ihre Kunden oder Kollegen halten sich selten mit dem Lesen von E-Mails auf. Erklären Sie dem Leser im ersten Satz Ihr Anliegen mit der höchsten Priorität. Danach können Sie weitere Punkte auflisten. 
  • Verabschiedung: Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem freundlichen „Ich freue mich von Ihnen zu hören“ oder mit einer Frage, zum Beispiel: „Schaffen Sie es zu dem Termin am Mittwoch?“. Sie fordern Ihren Leser auf höfliche Weise auf, Ihnen zu antworten. Danach folgt ein „Mit den besten Grüßen“ und die E-Mail wird mit Ihrem Name unterzeichnet. 

e-mails_Zeichenfläche 1_Zeichenfläche 1Vielleicht haben Sie den Aufbau bei Ihren täglichen E-Mails bemerkt. Was sollten Sie neben dem Aufbau beachten? Genau, die Formulierung des Textes.

Wie formulieren Sie eine E-Mail?

Bevor Sie Ihren Text für den Empfänger verfassen, stellen Sie sich folgende Fragen: 

  • „Welchen Zweck verfolge ich mit meiner E-Mail?“ 
  • „Welche Informationen benötigt mein Empfänger dafür?“

Nach dem Schreiben Ihrer E-Mail überprüfen Sie, ob die zu Anfang gestellten Fragen beantwortet wurden. Informationen, die für die Bearbeitung Ihres Anliegen keine Bedeutung haben, können gerne gelöscht werden. Sie können zum Beispiel auf Floskeln, Fach- und Fremdwörter oder zu lange und verschachtelte Sätze verzichten. Ein ordentlicher Satz besteht aus 13 Wörter.

Vermeiden Sie:

  • Großbuchstaben: Sie können auf den Empfänger wirken als würden Sie ihn anschreien.
  • Konjunktive: Wie zum Beispiel „würde“, „könnten“ und „müsste“.
  • Verneinungen: Wählen Sie positive Formulierungen und verzichten Sie auf „Nicht“-Botschaften, wie zum Beispiel „Vergessen Sie nicht den Termin am Mittwoch“, sondern formulieren Sie den Satz um: „Bitte denken Sie an den Termin am Mittwoch“.

Praxistipp: Haben Sie zuvor eine schnelle Antwort von Ihrem Kollegen oder Kunden erhalten? Bedanken Sie sich in Ihrer nächsten E-Mail dafür. Sie zeigen Ihrem Kommunikationspartner, dass Sie seine zügige Antwort zu schätzen wissen.

Achten Sie auf Ihre Sprache, Rechtschreibung und Grammatik. Rechtschreibfehler wirken schnell unprofessionell auf den Leser. Überprüfen Sie eventuell den Namen des Kunden oder des Kollegen auf seine Richtigkeit. Haben Sie Herr oder Frau geschrieben? Es ist peinlich, wenn Sie mit Frau Maier gesprochen haben und eine Mail an Herr Maier adressieren. Manche Kunden nehmen diese kleinen Fehler mit Humor, andere werden Sie und Ihr Unternehmen als unprofessionell und inkompetent sehen. Nehmen Sie sich die Zeit, um Ihre E-Mail mindestens einmal vor dem Senden zu korrigieren.

Eine perfekte E-Mail sollte in einem neutralen Ton geschrieben sein. Das fand die Zeitschrift The Atlantic heraus, indem sie rund 5,3 Millionen E-Mails ausgewertet haben. Eine neutral geschriebene Mail hat eine 53-prozentige Wahrscheinlichkeit, dass sie gelesen und beantwortet wird. Wählen Sie stattdessen einen hochgestochenen Ton und viele Fremdwörter, sinkt die Antwortrate auf 39 Prozent. Die Länge Ihrer E-Mail sollte ebenfalls beachtet werden: Bei 75 bis 100 Wörtern besteht eine Antwortmöglichkeit von 51 Prozent.


Wieso eine E-Mail nach einem Kundengesprächen schicken?

Verschicken Sie nach Kundengesprächen Ihre Angebote per Mail oder bedanken sich für das nette Gespräch? Sie können Ihren Kunden die Inhalte, die sie besprochen haben in einer Mail zusammenfassen. Seien Sie ruhig konkret bei Ihren Empfehlungen, was Ihre Produkte oder Dienstleistungen betrifft. Nach unserer Erfahrung eignen sich folgende Formulierungen: 

  • „Unsere drei beliebtesten Möglichkeiten sind...“ 
  • „Ich habe mir Ihre Buchung angesehen und empfehle Ihnen deshalb...“ 

Mit einer abschließenden Mail nach einem persönlichen Gespräch vermitteln Sie Ihrem Kunden, dass Sie sich mit seinen Bedürfnissen und seiner Situation befassen. Außerdem schicken Sie dem Kunden Ihre persönlichen Daten, damit er auf Sie zurückkommen kann. Ihr Kunde vermeidet, dass er einem anderen Kollegen seine Situation noch einmal schildern muss.

Das Verfassen einer E-Mail: Auf einem Blick

Eine E-Mail zu schreiben erfordert ein wenig Übung und Routine. Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

  • Der Betreff
    Beschränken Sie Ihren Text auf maximal 78 Zeichen und geben Sie dem Leser einen Hinweis auf den Inhalt der Nachricht. 
  • Die Begrüßung
    Wenn Sie Ihren Leser näher kennen, können Sie eine persönliche Begrüßung nehmen. Ansonsten bleiben Sie neutral und höflich.
  • Der Haupttext
    Strukturieren Sie für den Empfänger von Anfang an, was für Sie Priorität hat und beginnen Sie mit dem wichtigsten Anliegen. Danach können Sie weitere Punkte ansprechen, die wichtig für die Bearbeitung Ihres Anliegens sind.
  • Die Abschiedsformel
    Fordern Sie den Empfänger dazu auf Ihnen zu antworten, indem Sie ihm eine Aufforderung oder Frage stellen. Je nachdem, wie Sie die E-Mail begonnen haben, verabschieden Sie sich von dem Empfänger entweder neutral und höflich oder vertraut.

Zum Schluss überprüfen Sie die E-Mail auf eventuelle Fehler in der Grammatik oder Rechtschreibung. Werfen Sie einen kurzen Blick auf die Anrede und den Namen des Empfängers, ob sich kein Tippfehler eingeschlichen hat. Vermeiden Sie komplizierte Fachbegriffe oder Floskeln und fokussieren Sie sich auf die wichtigsten Informationen zuerst. 

Mit diesen Tipps wünschen Wir für die nächsten E-Mails viel Erfolg!

„E-Mail has an ability many channels don‘t: creating valuable, personal touches – at scale.“ (David Atlas, Twitter: dratlas)

Von | 24. Apr 2018|

Team Agile Sales Company GmbH