Das neue Normal ist hybrid

Hybrides Arbeiten

Wie sieht die Normalität nach der Pandemie aus?


Das erwartet Dich in diesem Beitrag: 

Wie sieht das Arbeiten der Zukunft aus? 
Wie kann sich der Vertreib auf eine Zeit nach der Pandemie einstellen? 
Wie gehen große Unternehmen ihre Umstrukturierung an? 

Kurz gesagt: 

Nach 1 ½ Jahren des Arbeitens im Home-Office und der digitalen Kundenkontakte steht erneut ein Umbruch bevor. Kontakte werden zunehmend wieder möglich, was die Rückkehr in Büros und die Wiedereinführung von persönlichen Kundenterminen ermöglicht. Doch wir haben uns an den digitalen Alltag gewöhnt und wollen dieses Konzept nicht wieder ganz aufgeben. Wie können wir ein hybrides System etablieren? 

  • Digitale und analoge Arbeit trennen. Die Tage, an denen von zu Hause gearbeitet wird, sollten klar von den Tagen im Office getrennt werden. Genauso sollten persönliche und digitale Kundentermine an verschiedenen Tagen stattfinden. 
  • Persönliche Kundentermine langfristig planen. Da persönliche Treffen seltener werden, sollte die wertvolle Zeit gut genutzt und im Vorfeld ausführlich vorbereitet werden. 
  • Tagesaktuelle Teamabsprachen. Hybride Arbeitsmodelle sind komplex. Termine müssen teamintern tagesaktuell abgestimmt werden.  
  • Büroflächen umgestalten. Arbeitsflächen sollten so umgestaltet werden, dass sie den persönlichen Austausch unter Arbeitskollegen fördern. Dies schafft einen Anreiz, den Weg ins Office auf sich zu nehmen. 

Was hat sich durch Corona geändert?  

Corona hat die Art wie wir arbeiten grundlegend verändert. Im März 2020 sind wir von einem auf den anderen Tag von der geregelten Arbeit im Büro ins Home-Office gewechselt. Während vor der Pandemie nur 4 Prozent der Deutschen angegeben haben, dass sie regelmäßig aus dem Homeoffice arbeiten, waren es während des ersten Lockdowns 27 Prozent (vgl. Statista 2021).

Nun, da die Pandemie unter Kontrolle ist, können einige Arbeitnehmer ins Büro zurückkehren und Kundentermine können wieder aufgenommen werden. Doch der Home-Office Alltag funktioniert. Digitale Meetings haben sich durchgesetzt und einige Mitarbeiter präferieren die Arbeit von zu Hause. Kunden verzichten zunehmend auf persönliche Treffen und Vertrauen auf digitale Lösungen. Wie können wir unter diesen Voraussetzungen zu einem neuen Rhythmus finden und wie sieht dieser aus? Welche Besonderheiten sind bei der Arbeit im Vertrieb zu beachten?  

Gibt es einen Weg zurück zur analogen Arbeit? 

Auch wenn die zukünftige Arbeitswelt noch voller Fragezeichen ist, ist eine Entwicklung absehbar: Es gibt keinen Weg zurück zur Arbeitsweise vor Corona. Alles deutet darauf hin, dass es auf hybride Arbeitsmodelle hinauslaufen wird. Nur so kann die Organisation den neuen Bedürfnissen der Arbeitnehmer gerecht werden.  Eine Befragung von Microsoft ergab, dass 73 Prozent der Beschäftigten nicht wieder vollständig zurück ins Büro kehren wollen. 67 Prozent der Befragten wünschen sich jedoch wieder mehr persönliche Kontakte mit ihren Kollegen. Um diesen Wünschen gerecht zu werden, ist Kreativität gefragt. Die Situation ist neu, daher gibt es auch keine klare Antwort auf die Frage, wie New Work aussehen kann.

Umfrage von Korn FerryAbb. 01: Umfrage von Korn Ferry © Agile Sales Company GmbH

Besonders der Vertrieb musste sich stark umstrukturieren. Persönliche Kundengespräche wurden durch digitale Lösungen ersetzt. Diese Entwicklung wird durch die Digitalisierung noch verstärkt. Einige Kunden präferieren mittlerweile den digitalen Austausch. Andere vermissen den persönlichen Austausch. In einer ungewissen Zeit können wir somit eins mit Gewissheit sagen: Die Zukunft ist nicht digital gegen analog, sondern hybrid.   

Was ist hybrides Arbeiten?  

Hybrides Arbeiten beschreibt eine Mischform aus der Arbeit im Büro, mobilem und halb mobilem Arbeiten. Dieses flexible Arbeitsmodel hat das Ziel, auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer einzugehen und ihnen den Freiraum zu bieten, den viele während der Pandemie zu schätzen gelernt haben.  

Wie gestalten große Unternehmer die Arbeit der Zukunft? 

SAP kündigte Anfang des Jahres an, seinen Mitarbeitern auch in Zukunft das Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen. Das Software-Unternehmen möchte seinen Mitarbeitern auch zukünftig die Flexibilität gewähren, die das mobile Arbeiten mit sich bringt. Gleichzeitig gestaltet SAP alle Büroflächen um, um hier einen besseren Austausch zwischen Kollegen zu ermöglichen und einen Anreiz für ein hybrides Model zu schaffen. 

Nicht nur in der IT-Branche setzen unternehmen auch in Zukunft auf mobiles Arbeiten. Die Deutsche Bahn kündigte an, zu prüfen, ob den Arbeitnehmern, die im Home-Office arbeiten können, dies zwei bis drei Tage die Woche zu gewähren. Auch Porsche ermöglicht seinen Mitarbeitern künftig zwölf Home-Office Tage im Monat. Bosch strebt ebenfalls ein hybrides Model an, um neben aller Vorteile, die das Arbeiten von zu Hause mit sich bringt, einen persönlichen Austausch und ein Wir-Gefühl unter Kollegen zu fördern.  

Welche Herausforderungen bringt ein hybrides Arbeitsmodel mit sich?  

In den vergangenen Monaten haben wir uns angewöhnt jede freie Minute durchzutakten. Arbeitswege, Strecken zu Meetings, Arbeitsreisen und die Anfahrt zu Kundengesprächen sind weggefallen. Das nächste Meeting war immer nur einen Knopfdruck entfernt. Eine hybride Arbeitsweise verlangt den Mitarbeiter ab, wieder Puffer einzubauen und einen Arbeitstag langfristiger zu planen. Anfahrten müssen wieder mit einkalkuliert werden und die ständige Erreichbarkeit, an die sich auch die Kunden gewöhnt haben kann, ist nicht mehr gewährleistet. 

Eine weitere Herausforderung stellt die Planung von Teammeetings dar. Hybride Termine müssen von der Führung koordiniert werden, um die daheim gebliebenen Kollegen gleichermaßen in das Gespräch einzubinden. Eine zusätzliche Umstellung ist die Koordination der Home-Office- und Office-Tage.

  • Soll es feste Büro-Tage geben?
  • Oder darf sich jeder Mitarbeiter selbst einteilen, wann er ins Büro kommt und wann nicht?
  • Können Tage halb im Büro, halb im Home-Office verbracht werden?

Unsere Empfehlung lautet hier klar: Digitale und Home-Office Tage trennen. Nur so kann sich der Arbeitnehmer auf eine Arbeitssituation vollständig einlassen. 

Vieles muss ausprobiert werden. Häufig gibt es keine standardisierte Lösung. Führungskräfte müssen im stetigen Austausch mit ihren Mitarbeitern sein, um für jeden die richtige Lösung zu finden. Wir empfehlen den Mitarbeitern Freiraum in der Gestaltung ihres Arbeitsalltags zu geben und gleichzeitig Anreize zu geben, den Weg ins Büro auf sich zu nehmen. Eine Umfrage der DAK-Krankenkasse hat ergeben, dass der Austausch unter Kollegen während der Pandemie am schmerzhaftesten vermisst wurde.

74 Prozent der Befragten gaben an, dass ihnen im Home-Office der Austausch mit ihren Kollegen fehle. Damit ist der mangelnde Kontakt zu Kollegen größte Störfaktor an der Arbeit im Home-Office. Ein Ansatz, den wir befürworten, ist die Umgestaltung der bestehenden Arbeitsplätze, wie es von SAP bereits umgesetzt wird. Büroflächen sollten den Austausch zwischen Mitarbeitern unterstützen. So wird ein zusätzlicher Anreiz geschaffen, den Weg ins Büro auf sich zu nehmen.  

Mitarbeiter müssen zusätzlich wieder lernen Arbeitswege und Wege zu Kundentreffen mit einzuplanen. Eine Voraussetzung für den reibungslosen Ablauf eines hybriden Arbeitstags ist daher, dass Terminkalender nicht zu strikt geplant werden dürfen. Nur wer Anfahrtszeiten und Pausen fest einplant kann den hybriden Arbeitsalltag ungestresst überstehen.   

Für Führungspersonen empfehlen wir wie folgt mit den Herausforderungen des hybriden Arbeitsalltages umzugehen: 

  • Berücksichtige in Meetings daheimgebliebene, sowie anwesende Mitarbeiter gleichermaßen. Lenke die Diskussion so, dass auch die Teammitglieder im Home-Office zu Wort kommen. 
  • Pflege persönlichen Kontakt. Stelle auch den Mitarbeitern im Home-Office digitale Kaffeetreffen ein. Eine hybride Mittagspause kann den Austausch auch anregen. 
  • Plane regelmäßige persönliche Teamtreffen, damit die Teamdynamik nicht leidet.  
  • Hole dir regelmäßig Feedback ein und erarbeite mit deinem Team gemeinsam eine Strategie zur hybriden Zusammenarbeit.   

Was bedeutet diese Entwicklung für den Vertrieb?

Kunden bewegen sich zunehmend digitaler und haben sich an digitale Kundengespräche gewöhnt. Doch sollte man auch in Zukunft auf diese digitalen Lösungen setzen oder zur persönlichen Beratung zurückkehren? Darf man bereits zu Kunden oder ist das Infektionsrisiko aktuell noch zu groß? Wann ist der richtige Zeitpunkt den Außendienst wieder in die gewohnten Bahnen zu lenken? 

Auf diese Fragen gibt es bisher noch keine einheitliche Antwort. Die Unsicherheit, die dieser Umstand mit sich bringt, wird uns voraussichtlich noch bis Ende 2022 begleiten. 

Daher empfehlen wir im engen Austausch mit den eigenen Kunden zu sein, um auf die Terminwünsche eingehen zu können. Dabei sollte immer berücksichtigt werden, ob ein persönlicher Termin notwendig ist. Kleine Absprachen können in den meisten Fällen genauso gut digital getroffen werden. Somit wirken persönliche Termine noch stärker und haben einen höheren Stellenwert in der Customer Journey. 

Persönliche Termine sollten mit längerer Vorlaufzeit geplant werden. Da klassische Kundentreffen seltener werden, sollte die wertvolle Zeit gut genutzt und im Vorfeld ausführlich vorbereitet werden. Trotz der langfristigeren Planung muss ein Maß an Flexibilität gewahrt werden, um im Krankheitsfall einen Termin kurzfristig verlegen oder online abhalten zu können.  

Außerdem müssen teaminterne Absprachen tagesaktuell sein, um Termine abstimmen zu können. Eine weitere Empfehlung lautet digitale und Präsenztage nicht zu mischen. An Tagen, an denen persönliche Termine anstehen, sollten nicht zusätzlich digitale Kundentermine vereinbart werden. Eine klare Trennung stellt sicher, dass Anfahrtswege berücksichtigt werden, und gibt den Arbeitstagen eine bessere Struktur. Wer zwischen digitaler und analoger Arbeit springt läuft Gefahr, sich auf die verschiedenen Arbeitsformen und daraus resultierenden Herausforderungen nicht richtig einlassen zu können.

Fazit  

Die Pandemie hat gezeigt, dass feste Arbeitsplätze und persönliche Kundentermine nicht zwingend erforderlich sind. Wir haben uns an digitale Alternativen gewöhnt und möchten auf diese in Zukunft nicht verzichten. Gleichzeitig fehlt uns und unseren Kunden der persönliche Kontakt. Um diesen Bedürfnissen gerecht zu werden, empfehlen wir den strukturierten Aufbau eines hybriden Systems.  

Home-Office sollte weiterhin möglich sein, genau wie digitale Kundengespräche. Zeitgleich empfehlen wir diese digitalen Komponenten durch analoge Arbeitsformen zu ergänzen. Dabei ist es wichtig, diese beiden System parallel laufen zu lassen, aber nicht zu stark zu vermischen. Digitale Arbeitstage sollten von Office-Tagen getrennt werden. Das Gleiche gilt für digitale und persönliche Treffen mit Kunden.  
Es gibt noch keine klare Linie. Vieles muss ausprobiert und schrittweise angepasst werden. Bis sich das neue Normal – ein hybrides System - etabliert hat, müssen wir flexibel bleiben. 

Unsere abschließenden Empfehlungen für die hybride Arbeit im Vertrieb lauten:  

  • Plane Anfahrtszeiten und Pausen konkret in deinen Terminplan ein.
  • Lege digitale und analoge Kundentreffen nicht auf denselben Tag 
  • Plane persönliche Kundentreffen gut. Sie haben Seltenheitswert und wirken stark auf die Customer Journey 
  • Achte als Führungsperson darauf, dass die Teamdynamik nicht leidet. Binde digital zugeschaltet und anwesende Mitarbeiter gleichermaßen in Meetings ein. Organisiere persönliche Teamtreffen, um den Zusammenhalt zu fördern.  

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Team Agile Sales Company GmbH