Onboarding im Vertrieb: Das sollten Sie als Führungskraft beachten

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Was sollten Sie vor dem ersten Arbeitstag beachten, wenn jemand neu in Ihr Team kommt?

Das erwartet Sie in diesem Beitrag:

  • Was können Sie vorbereiten für einen reibungslosen Start, das Onboarding und die Integration Ihrer neuen Teammitglieder?
  • Wie können Sie Ihren neuen Mitarbeitern den Einstieg so angenehm wie möglich gestalten?

 

Eine gewisse Aufregung gehört schon dazu beim Eintritt in ein neues Unternehmen. Es ist meistens ein Schritt ins Unbekannte, unabhängig davon, ob man innerhalb der eigenen Spezialisierung nur die Firma wechselt oder völlig quer einsteigt. Je nach Charakter fällt es mehr oder weniger leicht, Anschluss in einem fremden Team und in einer neuen Unternehmenskultur zu finden. Die Einstellung erfolgte ja sehr wahrscheinlich aufgrund passender fachlicher und persönlicher Eignung. Das sind erste sehr gute Voraussetzungen.

In jedem Fall ist es hilfreich, vor allem in den ersten Wochen möglichst viel Kontakt zu den neuen Mitarbeitern zu haben. Gehen Sie offen, freundlich und interessiert aufeinander zu und lernen Sie sich gegenseitig kennen.

In diesem Beitrag betrachten wir die Situation jedoch aus dem Blickwinkel einer Führungskraft: Nutzen Sie die Chance, Ihren neuen Mitarbeitern einen möglichst perfekten Start zu bieten.

 

Machen Sie es sich und Ihren „Neuen“ leicht

Als Führungspersönlichkeit in Ihrer Funktion als Arbeitgeber haben Sie spätestens in den ersten Tagen und Wochen mit einer neuen Kraft im Team einige organisatorische Aufgaben zu erledigen, damit der Einstieg für diese Person reibungslos verläuft. Sobald der Arbeitsvertrag unterzeichnet ist, können die Vorbereitungen dafür beginnen. 

 

Was sollten Sie als Arbeitgeber vor dem ersten Arbeitstag erledigt haben?

Vielleicht hat Ihr Unternehmen einen standardisierten „Fahrplan“ für Neueinstellungen. Oder Sie entwickeln selbst einen. Dafür haben wir ein paar Vorschläge, die Ihnen helfen können. Bevor Ihr neuer Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag in Ihrem Unternehmen beginnen kann, sollten Sie folgendes erledigt haben:

  • Zugang zur Firma: Braucht Ihr Mitarbeiter einen Schlüssel oder eine Karte, um das Gebäude zu betreten? Der Schlüssel oder die Karte sollte rechtzeitig bestellt und geliefert sein – und einwandfrei funktionieren. Ist ein Sicherheitsdienst zu informieren? Gibt es vielleicht sogar einen Firmenparkplatz?
  • Zugang zu den Programmen: Viele Firmen haben für ihre Mitarbeiter E-Mail-Adressen mit eigener Systematik für Ihre Mitarbeiter. Sie sollten die gewünschte Adresse für Ihren neuen Mitarbeiter vorbereiten. Das Passwort können Sie dem neuen Kollegen persönlich geben und sich direkt quittieren lassen. Wenn Sie spezielle Softwareanwendungen oder sonstige Programme verwenden, dann sollten diese selbstverständlich auf dem Arbeitsrechner lizenziert sein.
  • Einrichtung des Arbeitsrechners: Prüfen Sie am besten bald nach Vertragsunterzeichnung, ob genügend Hard- und Software vorhanden ist oder bestellen Sie eventuell neu. Klären Sie, wer wann vor dem ersten Arbeitstag die Einrichtung erledigt. Ihr neuer Mitarbeiter sollte vor einem funktionierenden und fertig eingerichteten PC sitzen. 
  • Home Office: In einigen Firmen wird die Möglichkeit geboten, dass Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten können. Falls das in Ihrem Unternehmen (womöglich sogar schon während der Probezeit?) der Fall ist: Prüfen Sie Ihren rechtzeitige Hardware-Bestand auf entsprechende Laptops und Zugänge. Auch diese sollten zum Stichtag bereits eingerichtet und einsatzfähig sein. 
  • Schließfach: Wenn Ihre Mitarbeiter an ihren Arbeitsplätzen keine persönlichen Gegenstände, wie Jacken und Taschen, ablegen können oder dürfen, sollte es einen sicheren Platz für die persönlichen Gegenstände geben.

 

Vorbereitungen wie diese helfen, Verzögerungen zu vermeiden. Und sie erzeugen bei neuen Mitarbeitern einen ersten positiven, professionellen Eindruck der Arbeitsabläufe und Prozesse. Sie sollten fest in der Willkommenskultur Ihres Unternehmens verankert sein.

 

Stellen Sie Fragen

Fragen im Vorstellungsgespräch werden von Kandidaten womöglich etwas anders beantwortet als nach Vertragsunterzeichnung. Erkundigen Sie sich darum nochmals konkret nach dem Stand der technischen Kenntnisse Ihres neuen Teammitglieds: 

  • Wie gut kennt sich Ihr neuer Mitarbeiter allgemein mit Technik aus? (Hardware wie Drucker, Telefonsysteme etc.)
  • Welches Betriebssystem wurde bis jetzt verwendet? (Microsoft, Apple, Linux)
  • Ist Ihr neuer Mitarbeiter mit den Programmen vertraut, die im Unternehmen benutzt werden? Gab es im früheren Unternehmen einen aktiven IT-Support oder hat sich jeder selbst geholfen?
  • MS Office-Programme sollten selbstverständlich beherrscht werden. Aber wie steht’s mit Customer Relationship Management-Systemen? Gibt es interessante Zusatzqualifikationen? Ist vielleicht schon Erfahrung vorhanden mit Virtual Reality? Das wäre beispielsweise bei Maschinenbauern oder der Architektur interessant.

Das Ziel dieser exemplarischen Fragen soll sein, das Onboarding zu erleichtern. Die Antworten können Ihnen bei der weiteren Planung behilflich sein, denn dann wissen Sie, ob eventuell eine Einführung für das Betriebssystem oder für die in Ihrem Unternehmen wichtigen Anwendungen benötigt wird. 

Eine erste Einführung an den allerersten Tagen durch Sie selbst hilft Ihrer neuen Kraft und ist gut investierte Zeit. Buchen Sie gegebenenfalls weitere Einführungen von Ihren Spezialisten zur Einführung und stellen Sie schriftliches Material in einer Onboarding-Mappe zusammen.

Thema Dienstreisen: Ist Ihre neue Kraft womöglich häufig auswärts bei Kundenterminen? Braucht Ihr neuer Mitarbeiter eventuell ein Arbeitshandy? In den meisten Firmen gibt es noch herkömmliche Festnetz-Telefonanlagen, allerdings geht der Trend immer mehr zu den praktischen Gefährten, zumindest für unterwegs. 

Ob ein Arbeitshandy für benötigt wird und wie die vertraglichen Einzelheiten aussehen, können Sie vorab besprechen.

Noch ein paar erprobte Praxistipps von uns für Sie

Wenn Sie die oben genannten Punkte erfolgreich auf Ihrer Liste abhaken konnten, dann haben Sie schon sehr gute Voraussetzungen für einen gelungenen Arbeitsstart in Ihrem Unternehmen geschaffen. 

Weitere Möglichkeiten, wie Sie neue Kollegen gut in Ihren Arbeitsalltag integrieren können:

  • Wenn Ihre Kollegen verschieden Durchwahltasten haben, können Sie für Ihren neuen Mitarbeiter eine Liste anfertigen mit den Namen der Kollegen und der Durchwahl. So machen Sie es Ihrem Neuling leichter, Namen zu lernen und Personen zu erreichen.
  • Weisen Sie Ihrem Mitarbeiter eine feste Kontaktperson zu. Ein vertrautes Gesicht, an das man sich bei Fragen wenden kann, nimmt die Nervosität. Ermuntern Sie Ihren neuen Mitarbeiter dazu, Fragen zu stellen: Lieber einmal mehr nachgefragt, um Sicherheit und ein Gespür für alles zu bekommen.
  • Vielleicht existiert ein Mentoring-Programm in Ihrem Unternehmen? Das ist eine super Maßnahme zur Integration und zum gegenseitigen Lernen.
  • Womöglich kommt es trotz Ihrer aufrichtigen Ermutigungen, Fragen zu stellen, zu Fehlern. Ihr neuer Mitarbeiter ist neu in Ihrem Unternehmen und ihm fehlt noch die nötigen Erfahrungen und Kompetenzen, die die „alten Hasen“ in Ihrer Firma schon haben… Wie steht es denn in Ihrem Unternehmen um den Umgang mit Fehlern? Gibt es eine Fehlerkultur? Wird agil gearbeitet, sodass das Lernen aus Fehlern ohnehin tägliche Praxis ist?

    Lassen Sie zunächst möglichst den sogenannten „Welpenschutz“ gelten: Ihrem dürfen dann Neuling kleine Fehler passieren, ohne dass er oder sie gleich mit ernsten Konsequenzen rechnen muss. (Voraussetzung dafür ist natürlich, dass sich die neuen Mitarbeiter bemühen und ihnen die unterlaufenen Fehler nicht egal sind.)
    Sie können daraus lernen, und helfen, diese Missgeschicke zu vermeiden. Überlegen Sie, wie Sie konstruktiv damit umgehen können.
  • Stellen Sie junge neue Talente ein, die direkt von der Ausbildung oder Uni kommen? Als frischer Absolvent wird das Arbeitsleben unbekannt und vielleicht etwas erschreckend sein. Nehmen Sie sich besonders Zeit für die jungen Mitarbeiter, die bei Ihnen ihre ersten Arbeitserfahrungen sammeln.
    Auch bei diesem „ersten Mal“ gilt: Diese Eindrücke bleiben besonders in Erinnerung. Vielleicht haben Sie freundliche Leute in der Personalentwicklung, die ein besonderes Händchen haben im Umgang mit jungen Leuten haben und sie unterstützen.
  • Geben Sie Feedback. Besonders als Anfänger in einem neuen Unternehmen kann Unsicherheit bestehen, wenn Aufgaben erledigt wurden. Nehmen Sie sich die Zeit und geben Sie Ihrem neuen Mitarbeiter ausreichend Feedback. Gerne auch (konstruktive) Kritik. So können Sie sichergehen, ob Ihre Aufgaben richtig verstanden worden sind und wo gegebenenfalls noch Hilfe benötigt wird.
  • Legen Sie in den ersten Wochen Ziele konkret fest. Erfolge durch simple Aufgaben steigern das Selbstvertrauen und geben Ihrem neuen Teammitglied ein Gespür für Zeitmanagement und Prioritäten. Jemanden ins kalte Wasser zu werfen, kann zwar eine erfolgreiche Methode sein, jemanden für Stresssituationen zu prüfen. Allerdings wird das auch für Verunsicherungen sorgen. Muten Sie neuen Mitarbeitern möglichst zunächst „machbare“ Aufgaben zu und steigern Sie nur nach und nach mit die Komplexität der Ziele.

 

Mit Tipps wie diesen und Ihrer guten Vorbereitung tragen Sie viel dazu bei, dass Ihren neuen Mitarbeitern ein guter – und vor allem reibungsloser – Einstieg in Ihr Unternehmen gelingt.

Noch ein letzter Blick auf die Check-Liste

Haben Sie im Blick, was die erste und wichtigste Priorität ist, die bis wann erledigt sein sollte. 

Zusammengefasst wären das beispielsweise:

  • Ungehinderter Zugang zum Unternehmen (Schlüssel oder Schlüsselkarte)
  • Ist der versprochene Parkplatz beantragt worden?
  • Ist ein Schließfach vorhanden?
  • Einsatzfähiger Arbeitsrechner und Telefon 
  • Funktionierendes Arbeitshandy (und Nummer)
  • Einführung in die vorhandenen Firmenprogramme
  • E-Mail-Adresse und Passwort sind vergeben und funktionieren
  • Kontaktperson für die ersten Wochen ist ausgewählt, ist informiert (und dann anwesend)
  • Liste der Durchwahltasten und wichtiger Personen ist erstellt
  • Vorstellungsrunde bei den neuen Teammitgliedern 

 

Alles Weitere ist schon die Kür. Sie als Führungskraft können mit Ihrer guten (und vor allem rechtzeitigen) Vorbereitung sehr helfen, dass Ihre neuen Mitarbeiter einen guten und schnellen Einstieg in den Arbeitsalltag finden und sich in Ihrem Unternehmen bald wohlfühlen. 

Von | 19. Aug 2019|

Team Agile Sales Company GmbH