Kann man SCRUM aus der IT eins-zu-eins auf den Vertrieb anwenden?

Scrum im Vertrieb - wie soll das gehen?

Wir beantworten die Frage, die uns am häufigsten gestellt wird. 


Was Sie in diesem Beitrag erwartet: 

Warum Scrum im Vertrieb häufig scheitert

Warum agile Methoden gerade im Vertrieb sehr nützlich sind

Wie agiles Arbeiten ihr Verkaufsteam zu mehr Effizienz und Kundenfokus führt 


 

Wir beantworten in diesem Beitrag die Frage, die wir am meisten zu hören bekommen:

Lassen sich die agilen Methoden aus der IT eins-zu-eins auf den Vertrieb anwenden?

Die kurze Antwort lautet: JA! Unter Beachtung einiger Hinweise.

Die agile Methode Scrum dient dazu, komplexe Herausforderungen effizient zu lösen. Erstmalig in der Entwicklung von IT-Software angewandt, hat sich Scrum seither auf viele Branchen ausgeweitet. Während IT-Teams teils große Erfolge mit den agilen Methoden feiern, weil sie ihre Produkte durch die agilen Prozesse effizienter und kundengerechter entwickeln können, scheitert Scrum häufig in Vertriebsteams.

Das hat zwei Hauptursachen:

1 Die Verkaufsarbeit ist von Natur ist zu komplex für die klassischen Scrum Prozesse

Anders als die Arbeit eines Entwicklers, zum Beispiel, lässt sich die Arbeit eines Verkäufers nur selten in klar definierbare Arbeitspakete abgrenzen. Der Arbeitsalltag des Verkäufers ist häufig unvorhersehbar, schnelllebig und komplex. Wann ein Kunde sich meldet und welche Art der Unterstützung er braucht, ist schlicht nicht planbar. Ist eine Aktivität für den Kunden, wie zum Beispiel ein Telefonat, ein Webinar oder die Vertragserstellung abgeschlossen, schließt sich häufig gleich die nächste an. Wie die nächste Aufgabe aussieht, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab:

  • In welcher Phase der Customer Journey befindet sich der Kunde?
  • Welche weiterführenden Informationen zum Produkt/der Dienstleistung benötigt er für sich und sein internes Buying Center?
  • Wie entwickelt sich der Markt?
  • Was macht der Wettbewerb?
  • Erlauben es die internen Ressourcen das vom Kunden angefragte Produkt / die Dienstleistung zeitnah zu liefern?

Die Komplexität der Verkaufsarbeit lässt sich entsprechend nicht eins-zu-eins in die Scrum-Struktur gießen. Wann eine Aufgabe, eine Verkaufsphase oder ein Kunde vollständig bearbeitet sind, lässt sich im Vertrieb also nicht immer eindeutig festlegen. Selbst der Verkaufsabschluss setzt kein klares Ende an ein Verkaufsprojekt, da Bestandskunden im Sinne des Cross- und Up-Sellings gepflegt werden wollen.

Für die Anwendung von Scrum im Vertrieb heißt das:

→ Anstatt im Vertrieb Arbeitspakete ganz genau zu definieren, legt das Team gemeinsam Ziele, Fokusthemen und Prio-Kunden fest 

 

Ein weiterer Grund, warum Scrum im Vertrieb häufig scheitert, ist:

2 Verkäufer sind es nicht gewohnt, sich häufig, detailliert und transparent über ihre Verkaufstätigkeit auszutauschen.

In klassischen Vertriebsstrukturen ist der detaillierte und transparente Austausch auch gar nicht vorgesehen. Dort ist jeder einzelne Verkäufer für die Erreichung seiner Zahlen zuständig. Bei Nichterreichung droht ein reduzierter Bonus. Der Wissensaustausch findet nur in dem Rahmen statt, der für die Maximierung des eigenen Bonus sinnvoll ist. Ganz einfach.

Verkäufer sind klassischerweise auf die Maximierung der eigenen Verkaufszahlen und des entsprechenden Bonus fokussiert. Teamarbeit und ein detaillierter Wissensaustausch zu Kunden und Verkaufstechniken zählt nur in Ausnahmefällen zum Arbeitsalltag einer traditionellen Vertriebsorganisation.

Der Scrum Prozess hingegen sieht feste Meetings, genannt Rituale, vor, in denen sich die Mitglieder eines Teams über ihre Fokusthemen für den Tag, die Planung des nächsten Verkaufszyklus und ihre Lernerfahrungen austauschen.

Wir bekommen oft zu hören, dass im Verkaufsalltag weder die Notwendigkeit noch die Zeit für den regelmäßigen Wissensaustausch der Verkäufer zur Verfügung stünde. Ganz zu schweigen von der Motivation der Verkäufer, ihr Wissen und ihre tägliche Arbeitsweise transparent mit ihren Kollegen zu teilen.

Für die Anwendung von Scrum im Vertrieb heißt das:

→ Stark fokussierte Meetings im agilen Vertrieb ermöglichen den täglichen Wissensaustausch der Verkäufer zu ihren Prio-Kunden, Fokusthemen und gemeinsamen Zielen 

 

Der Vertrieb und die Softwareentwicklung haben einige, entscheidende Kriterien gemein

 

✅ Die Notwendigkeit, zugleich kurz- und langfristig zu denken

Eine Softwarelösung, zum Beispiel, sollte nicht nur schnell umgesetzt sein. Sie sollte auch kompatibel sein mit weiteren Systemen des Kunden. Anpassungen sollten auch in der Zukunft einfach umsetzbar bleiben. Denken wir nun an den Vertrieb, so ist ein Verkäufer sowohl an kurzen Verkaufszyklen und zeitnahen Abschlüssen, als auch an der nachhaltigen Kundenbindung interessiert. In jeder Interaktion mit den Kunden verfolgt der Verkäufer, ähnlich dem Entwickler, das Ziel, seine Kunden kurz- und langfristig zufrieden zu stellen. 

Die agilen Meetings wie das Daily, das Planning und das Review verbinden vorausschauende Planung mit der kontinuierlichen Verbesserungen aus vergangenen Erfahrungen. Ziel dabei: den Verkäufern eine Hilfestellung zu bieten bei der Abwägung ihrer kurz- und langfristigen Interessen im Umgang mit den Kunden. 

 

✅ Ein Umfeld aus sich schnell wandelnden Rahmenbedingungen

In der IT wie im Vertrieb gilt: Das Marktumfeld aus Kunden und Wettbewerbern befindet sich im ständigen Wandel. Was heute noch State-of-the-Art ist, kann schon in wenigen Wochen als überholt gelten. Die Anforderungen und der Wissensstand der Kunden wandeln sich ebenfalls in einem hohen Tempo. Für Verkäufer bedeutet dies die Notwenigkeit, sich selbst ständig weiter zu entwickeln und fortzubilden, um ihren Kunden den Service bieten zu können, den sie sich wünschen.

Die agilen Rituale (siehe oben) bilden den Arbeitsprozess, in dem der regelmäßige Wissensaustausch zwischen den Verkäufern stattfindet. 

 

✅ Eine hohe Anzahl von zu berücksichtigenden Komponenten

Aufbauend auf den obigen Punkt bedeutet das: Verkäufer (wie auch Entwickler) kennen und verstehen die Trends und Innovationen, die aktuell den Markt bestimmen. Denn wahrscheinlich ist, dass auch ihre Kunden diese Entwicklungen beobachten und von ihnen profitieren wollen. Ein guter Verkäufer ist in der Lage, das eigenen Produkt / Dienstleistung gegenüber aktuellen Innovationen einzuordnen. Der Verkäufer kennt und berücksichtigt die Entwicklung der marktüblichen Preise und die Verfügbarkeit der zur Leistungserbringung notwenigen Ressourcen.

  • In der IT, wie auch im Vertrieb, ermöglichen die agilen Methoden, dass Entwickler operative (kurzfristige) und strategische (langfristige) Aspekte in ihrer täglichen Arbeit berücksichtigen können.
  • Die stark fokussierten, agilen Meetings stellen konsequent sicher, dass alle Teammitglieder vom Wissen jedes einzelnen Teammitglieds profitieren. Das führt dazu, dass jeder bei geringem Aufwand über neue Rahmenbedingungen, Innovationen, Trends, Preise und Ressourcenverfügbarkeiten informiert ist.
  • Der strukturierte Wissensaustausch spart jedem Verkäufer viel Zeit, da sich nicht jeder einzeln über alles informieren muss. Außerdem dient die hohe Informiertheit der Verkäufer den Kunden – die eine bessere Beratung erhalten.

 

Wie Sie Scrum an den Vertrieb anpassen und sofort nutzen können

 

🧭 Planning

Wie wir oben beschrieben haben, ist es müßig zu versuchen, den Alltag des Verkäufers in klare Arbeitspakete zu unterteilen. Anstatt die Arbeitspakete ganz genau zu definieren, gilt es im Vertrieb gemeinsam Ziele, Fokusthemen und Prio-Kunden festzulegen.

Im Planning profitiert jeder Verkäufer vom Wissensaustausch, der die laufende Verbesserung der eigenen Verkaufsarbeit erst ermöglicht.  

Anbei ein Spickzettel zu den agilen Ritualen (Planning, Daily, Review & Retrospektive) und wie man sie im Vertriebsteam anwenden kann.

 

 ☎️ Positive Störungen 

Während ein Scrum Team im laufenden Sprint völlig störungsfrei arbeiten soll, wollen wir im Vertrieb von unseren Kunden ja explizit „gestört“ werden. Ein Anruf des Kunden oder eine E-Mail ist schließlich jedes Mal wieder Möglichkeit für den Verkäufer, den Kunden zu gewinnen und langfristig an das eigene Unternehmen zu binden. Diese positiven Störungen planen Verkäufer über Zeitpuffer in ihren Arbeitstag ein. Zum Ende des Verkaufssprints von zum Beispiel vier Wochen analysieren die Verkäufer die positiven Störungen:

  • Wie viele Stunden habe ich im direkten Kundenkontakt verbracht?
  • Mit welchen Anliegen haben sich Kunden bei mir gemeldet?

Die Gründe, warum sich Kunden bei uns melden, liefern wertvolle Erkenntnisse zur Verfeinerung unserer Vertriebsstrategie.

 

📽 Review

In agilen IT Teams ist es üblich, dem Kunden ein fertiges Inkrement zu präsentieren, das ein in sich abgeschlossenes Arbeitsergebnis darstellt. Im Vertrieb, hingegen ist man ja nie so richtig fertig.

Daher dient das Review zum Ende eines Verkaufssprints (zum Beispiel nach vier Wochen) in Vertriebsteams dazu, die Kommunikation mit den Kunden nutzbar zu machen. Im Review analysiert das Team die positiven Störungen. Darüber hinaus sammeln die Verkäufer ihre Erkenntnisse zu folgenden Fragen:

Was haben wir gelernt?

Warum haben wir verkauft?

Wie verbessern wir unsere Strategie im nächsten Sprint?

Welche positiven Störungen haben wir und was haben wir daraus gelernt?

 

Sie möchten mehr erfahren über die Anwendung agiler Methoden im Vertrieb? Dann senden Sie uns einfach eine kurze Kontaktanfrage für ein unverbindliches Beratungsgespräch! Klicken Sie einfach auf den folgenden Button:

Mehr zu agilen Methoden im Vertrieb 

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

Von | 17. Feb 2020|

Ellen Duwe