Selbstorganisation in Vertriebsteams

manuel-QvLscKk2s5c-unsplash

Von der Schwarmintelligenz zu flachen Hierarchien: Selbstorganisation spart Zeit und Geld.


Was Dich in diesem Beitrag erwartet:
In diesem Blogbeitrag beleuchten wir, welche Grundlagen selbstorganisierte Vertriebsteams verbinden, wie Du Entscheidungen treffen kannst und was Du als Führungskraft bei der Zusammensetzung der Teams beachten solltest. 

Dieser Blogbeitrag wurde am 19.08.2019 erstmals veröffentlicht und wurde am 23.07.2020 überarbeitet.

Kurz gesagt

Was bedeutet Selbstorganisation in agilen Unternehmen?

  • Agile Strukturen, wie Daily, Weekly, Review und Retrospektive, helfen den Rahmen für die Kommunikation im Team festzulegen: Wer spricht wann, wie lange und mit wem über welches Thema. Diese Methoden und Rituale bringen Struktur in die Selbstorganisation von Vertriebsteams.
  • Einem Team zu verkünden, dass ab jetzt selbstorganisiert gearbeitet wird, ist ungenügend. Ein Team braucht Übung und Sicherheiten, daher sollte ein Team frühzeitig in eine neue Organisationsform herangeführt werden.
  • Um sicherzustellen, dass Dein Team untereinander Wissen teilt und über Erfolge und Misserfolge spricht, sollte zunächst über die psychologische Sicherheit gesprochen werden. Fühlt sich jemand unsicher im Team? Mit unseren Fragen kannst Du Deinem Team helfen, sich optimal auf die neuen Veränderungen vorzubereiten.

In klassischen Organisationen werden Entscheidungen von oben nach unten getroffen. Das vorherrschende Organisationsprinzip ist hierarchisch. Die Mitarbeiterschaft ist grob unterteilt in Weisungsbefugte und Weisungsempfänger, obwohl es in den mittleren Hierarchiestufen durchaus zu Überschneidungen kommt. Rang und Titel sind die treibenden Kräfte in klassischen Organisationen. 

Agile Organisationen setzen auf das Prinzip der Selbstorganisation, in der jeder Mitarbeiter sowohl Weisungsgeber als auch -empfänger ist. Hier zählen Wissen und Erfahrung jeder Person weit mehr als Rang und Titel eines Einzelnen. Das Team entwickelt eigenständig Lösungen zu Herausforderungen ihrer Kunden, ohne für diese das „OK“ der Führungseben einholen zu müssen. In vielen agilen Teams geht die Selbstorganisation auch mit einer gewissen Budgetverantwortung einher.  

Wie gelingt nun Selbstorganisation im Team? Wie werden Entscheidungen getroffen und Lösungen erarbeitet, wenn jeder „seinen Senf hinzugeben“ soll? 

Grundlagen der erfolgreichen Selbstorganisation im Vertriebsteam 

Viele unserer Interessenten, die bisher keine Berührungspunkte mit den agilen Methoden hatten, fragen uns: „Wenn mein Sales Team plötzlich alles selbstorganisiert entscheiden soll – mündet das nicht im Chaos? 

Um eines zu Beginn klarzustellen: Jede menschliche Organisationsform, auch die stark hierarchischen, kennen Elemente der Selbstorganisation. Jeder, der schon mal in einem klassisch organisierten, prozessorientierten Unternehmen gearbeitet hat und sich an den Ausspruch „Das machen wir auf dem kurzen Arbeitsweg“ erinnert, weiß, was gemeint ist. In jedem Unternehmen gibt es inoffizielle Prozesse und inoffizielle Autoritäten, die zwar nicht offiziell legitimiert, aber aufgrund ihres enormen Wissens oder ihren starken Sozialkompetenz im Team das Miteinander beeinflussen.  

Der Soziologe Niklas Luhmann nennt diese Strukturen die „brauchbare Illegalität“. Brauchbar deswegen, weil sie prozessuale Ineffizienzen ausgleichen ohne dabei großer Abstimmung zu bedürfen. Illegal deswegen, weil diese Formen der Selbstorganisation nicht mit allen Stakeholdern im Unternehmen abgestimmt und von allen gebilligt sind.  

Selbstorganisation in agilen Unternehmen wird somit zur brauchbaren Legalität. Die agile Struktur bildet den Rahmen der Kommunikationsflüsse: Wer spricht wann und wie lange mit wem über was. Wir denken hier an die stark fokussierten, agilen Teammeetings wie das Planning, das Daily, das Review oder die Retrospektive. Jedes Meeting folgt einem eigenen Zweck. Agile Coaches oder Moderatoren achten darauf, dass vom Zweck des Meetings nicht abgewichen und der Zeitplan eines Meetings eingehalten wird. Die agilen Rituale und Methoden bringen Struktur in die Selbstorganisation und verhindern so das befürchtete Chaos.  

Agile Rituale schaffen Struktur – Folgende Fähigkeiten füllen diese aus  

Erfolgreich selbstorganisiert arbeitende Teams in den unterschiedlichsten Branchen haben folgende Eigenschaft gemeinsam: die Balance aus Eigenständigkeit und Zugehörigkeit. 

Jedes Teammitglied schätzt die selbstständige Arbeit, fühlt sich aber zugleich dem Team und dem Unternehmen stark zugehörig. Agile Methoden wie Objectives & Key Results (OKR) fördern die kontinuierliche Ausrichtung aller Teammitglieder auf das gemeinsame Ganze. Um die Eigenständigkeit der Mitarbeiter zu fördern, braucht es einen kontinuierlichen und transparenten Informationsaustausch zwischen dem Management und den einzelnen Teammitgliedern. Außerdem braucht es Vertrauen. Denn nichts zerstört Selbstorganisation schneller als die, als Mikromanagement bekannte, kleinteilige Kontrolle.  

Selbstorganisation gelingt, wenn folgende Aspekte im Team durch die agilen Methoden laufend gestärkt werden:   

Wissen  

Jedes Teammitglied hat alle Informationen die es braucht und teilt auch alle seine für das Projekt/den Kunden/das Unternehmen relevanten Informationen. 

Können 

Die Teammitglieder verfügen über die notwendigen Fähigkeiten, um ihre Arbeit selbstständig leisten zu können. 

Kommunikationsstruktur 

Die Regeln der Kommunikation und der Zusammenarbeit sind für alle klar ersichtlich. Die agilen Methoden bieten einen erfolgreich erprobten Rahmen für die Selbstorganisation. 
Die letzten sieben Jahre unserer Er
fahrung haben uns gezeigt, dass die agilen Methoden den Informationsaustausch und die Kommunikation im Team fokussieren und strukturieren. 

Gestaltungsspielraum  

In agilen, selbstorganisierten Sales Teams gibt der Kunde oder die Geschäftsführung die strategische Richtung vor. Du definierst, was zu tun ist.   

Wie das Ziel hingegen zu erreichen ist, ist die Aufgabe des Verkaufsteams.  

Rückendeckung  

Die Vertriebsleitung oder die Geschäftsführung steht 100 Prozent hinter der internen Organisation des Teams und versucht nicht, diese durch Mikromanagement oder Vertrauensverlust zu untergraben. 

Fehlerkultur  

Irren ist menschlich. Und der Treibstoff für Innovationen. Die für die funktionierende Selbstorganisation wichtige Transparenz bedeutet in der Praxis: Über das sprechen, was gut lief, aber auch über das, was nicht gut lief.  

Eine funktionierende Fehlertoleranz will geübt sein und gelingt erst dann vollständig, wenn die Teammitglieder darauf vertrauen können, bei einem Fehler nicht ihr Gesicht zu verlieren.  

Es ist die Aufgabe des Agile Sales Coaches und der Führungskraft diesen Kulturwandel zu begleiten.  

 

Selbstorganisation umsetzen: Einfach auf Start und Los? 

Wenn Du dein Verkaufsteam selbstorganisiert aufstellen möchtest, solltest Du Dein Team umfassend über Deine Idee und Deine Ziele informieren und ihnen den Raum bieten, offen ihre Fragen und Gedanken zu äußern. Nimm Dein Team ernst!   

Erarbeite gemeinsam mit Deinem Team die Vorteile der Selbstorganisation und die Hürden, die Ihr dabei seht. Hat das Team verstanden, warum Du die selbstorganisierte Arbeitsweise befürwortest, erarbeitet Ihr gemeinsam, welche Aufgaben künftig vollends in der Verantwortung des Teams liegen. Ihr legt auch fest, welche Entscheidungen das Team künftig eigenverantwortlich und ohne Rücksprache mit der Führungsebene treffen wird. Mehr zur Entscheidungsfindung in agilen Teams findest Du im nächsten Abschnitt. Sobald die Aufgabenteilung steht, macht sich das Team selbstorganisiert an die Arbeit.

Wichtig: Um Transparenz und Vertrauen innerhalb des Teams und in Richtung der Führungsebene zu stärken, sollte das Team seine Erfolge regelmäßig messen und sichtbar machen. 

 Pyramide, die die Auswirkungen von Selbstorganisation zeigen. Sie ist nämlich die Grundlage für alles, um gute, selbstorganisierte Teams zu haben und auch Ziele zu erreichen.

Abb. 1: © Agile Sales Company GmbH

Entscheidungen im selbstorganisierten Team treffen  

Definiere, wie im Team zukünftig Entscheidungen getroffen werden sollenDabei kann es hilfreich sein, im Brainstorming eine Liste aller typischen Entscheidungsfälle im Team zu sammeln. In einem zweiten Schritt kannst Du diese gruppieren. Je nach Themengruppe einigt sich das Team dann auf ein Entscheidungsverfahren.  

Als Führungskraft solltest Du Dir vorher Gedanken dazu gemacht haben, welche Entscheidungen Du an Dein Team abgeben möchtest, und welche Du weiterhin selbst triffst. Begründe Deine Entscheidung ausführlich und zeige Dich offen für Rückfragen. Einmal festgelegt, solltest Du niemals ohne einstimmiges Einverständnis des Teams in die Entscheidungshoheit des Teams eindringen.  

Die zwei Geheimnisse erfolgreicher Teams – und wie Du sie als Führungskraft umsetzt 

Achte auch auf die Persönlichkeiten in Deinem Team. Dabei solltest Du nicht annehmen, dass die besten Mitarbeiter automatisch auch das beste Team bilden. Je umfassender die Fähigkeiten und Stärken der einzelnen Teammitglieder sind, desto stärker wird das selbstorganisierte Team performen. Im Vertriebsteam kann dies über eine Klarheit der Kompetenzen erfolgen: Wer ist unser Vertragsspezialist? Wer erinnert uns und kontrolliert die regelmäßige Pflege des CRM? Wer ist gut in der Kaltakquise? Wer hat das größte Netzwerk?  

Selbstorganisierte, agile Vertriebsteams profitieren untereinander von ihren Stärken und respektieren ihre Schwächen. Im „Projekt Aristoteles“ hat Google erforscht, was die Grundlagen einer außergewöhnlich guten Teamarbeit sindDabei zeigten sich teamübergreifend zwei Gemeinsamkeiten bei besonders erfolgreichen Teams, die sich mit dem Überbegriff „Psychologische Sicherheit“ zusammenfassen lassen 

  1. In Meetings hat jedes Teammitglied durchschnittlich den gleichen Redeanteil. Dabei ist es nicht erheblich, ob jeder etwas zu jedem Diskussionspunkt beiträgt. Aber es zählt, dass, bezogen auf das gesamte Meeting, jeder gleichsam zu Wort kommt. Der Fachbegriff lautet „Conversational Turn-Over“. 
  2. Die Mitglieder der erfolgreichen Teams sind empathisch und erkennen, wenn sich ihr Gegenüber übergangen fühlt, ärgert oder freut. Sie behandeln einander respektvoll, in dem sie auf die erkannten Bedürfnisse ihrer Teammitglieder eingehen. Der Fachbegriff lautet „Average Social Sensitivity“.  

Wenn Du Deinem Vertriebsteam selbstorganisiert aufstellen möchtestsolltest Du daher herausfinden, wie es um das psychologische Sicherheitsgefühl im Team bestellt ist. Dazu kannst Du Deine Teammitglieder bitten, anonym folgende Fragen zu beantworten:  

  1. Wie klar sind Euch die Rolle und die Aufgaben unseres Teams im Unternehmen?  
  2. Wir groß ist der Einfluss unserer Arbeit im Team (intern sowie extern)? 
  3. Wie stark kannst Du Deine individuellen Fähigkeiten in die Arbeit des Teams einbringen?  
  4. Würdest Du sagen, dass in den Teammeetings jedes Mitglied gleichmäßig viel zu Wort kommt?  
  5. Wenn bei (4) nein beantwortet wurde: Wie viele dominante Redner gibt es im Team? 
  6. Hast Du den Eindruck, dass Deine Kollegen in den Teammeetings auf ihre individuellen Bedürfnisse Rücksicht nehmen? 
  7. Fühlst Du Dich für die von Dir geleistete Arbeit wertgeschätzt?

Nach der Auswertung der Antworten schaffst Du einen persönlichen und vertrauensvollen Rahmen, in dem Du die Ergebnisse mit dem Team besprechen und gemeinsam Lösungen entwickeln.  

Fazit  

Vorbereitung ist auch in Bezug auf selbstorganisierte Teams das A und O. Ein gängiger Irrglaube ist es zu meinen, es genüge dem Team zu verkündigen, dass es von nun an selbstorganisiert arbeiten solle und sich der Rest wie von selbst füge. Das Gegenteil ist der Fall. Als Führungskraft oder Agile Sales Coach empfehlen wir Dir, das Team in die Entscheidung hin zur neuen Organisationsform frühzeitig einzubinden.

Um sicherzugehen, dass die Teammitglieder selbstorganisiert ihr Wissen und ihre Expertise teilen und transparent über Erfolge und Fehler kommunizieren, kann eine Bestandsaufnahme der psychologischen Sicherheit im Team ein guter Anfang sein. Die agilen Rituale letztlich bilden dann die Kommunikationsstruktur, nach der das neu aufgestellte Team Informationen teilt. 


Du möchtest mehr über agile Rituale erfahren? Und wie Du sie in Deinen Vertriebsalltag integrieren kannst? Dann komm zu unserer kostenfreien Masterclass! 

Agile Sales Masterclass

Diese Themen könnten Dich auch interessieren:

 

Zurück zur Übersicht >>>

Team Agile Sales Company GmbH