Virtuelle Zusammenarbeit in Sales Teams

Virtuelle Meetings im Vertrieb

Virtuelle Meetings mit Kunden und Kollegen sind aktuell Dein (einziger) Weg zum Vertriebserfolg.


Was Dich in diesem Blogbeitrag erwartet: 

Die Zusammenarbeit mit Kunden und Kollegen hat sich im Jahr 2020 signifikant verändert. Virtuelle Meetingplatformen und Videosoftware haben stark an Bedeutung gewonnen. Wie die virtuelle Zusammenarbeit im Sales Team gelingt, das erfährst Du in diesem Blogbeitrag.


Im Jahr 2020 haben wir im Konzern binnen wenigen Monaten einen technologischen Fortschritt erlebt, der unter ‚normalen Umständen‘ Jahre gebraucht hätte. Noch vor einem Jahr war es für viele Kollegen unerklärlich, wie man eine Video Software überhaupt installiert – geschweige denn, wie man sie bedient.“

Remote-Work ist der Treibstoff für die Digitalisierung 

So erstaunt wie mein Gesprächspartner, den ich hier zitiere, sind viele, wenn man sie auf die positiven Nebeneffekte der Krise anspricht. Was mich erstaunt, ist dass diese Aussage von einem Vertriebsmitarbeiter getätigt wurde, der für einen der führenden Konzerne Deutschlands mit insgesamt über 100.000 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz im hohen Milliardenbereich tätig ist.  

Wie ist es möglich, dass sich der technologische Fortschritt, mit dem viele Unternehmen nach außen glänzen, intern, und gerade im Vertrieb, so schleppend durchsetzt? Denn zwar können die Kollegen meines Gesprächspartners nun eine Videosoftware bedienen, haben ihr etabliertes Verkaufsverhalten ansonsten jedoch nicht an die neuen Rahmenbedingungen angepasst.   

Dabei ist der Vertrieb für das Wachstum des Unternehmens, seine Weiterentwicklung und Außendarstellung viel zu wichtig, als dass es sich auch nur ein Vertriebsmitarbeiter leisten könnte, die Vorzüge virtueller Tools nicht für seine Vertriebsaktivitäten und die Umsatzerreichung zu nutzen. Könnte man meinen.

Digitale Verkaufstools im B2B-Sales 

Im echten Leben erleben wir von der Agile Sales Company GmbH häufig, dass im B2B-Vertrieb digitale Vertriebstools entweder sehr wenig oder falsch eingesetzt werden.

 Der Einsatz von Verkaufstechnologie ist aus drei Gründen wichtig

 

  1. Digitale Werkzeuge sind der direkte Weg zum Kundenfokus

Dass weit über die Mehrheit der durchschnittlichen B2B-Kunden sich heute zuerst im Internet informieren, bevor sie den Kontakt zu einem Verkäufer aufnehmen, ist weithin bekannt. Kunden kommen mit Detailfragen zum Verkäufer und wollen beraten und betreut werden. Das Produktwissen des Verkäufers wird weniger relevant im Vergleich zu seiner Fähigkeit, die vielschichten Informationsbedürfnisse seines Kunden zu erkennen und zu bedienen. Wer ist das Buying Center des Kunden? Was ist der Investitionsauslöser? Vor welchem strategischen Kontext soll der Kauf stattfinden?

Der durchschnittliche Kunde erwartet von seinem Verkäufer eine überdurchschnittliche Betreuung, die sich durch Erreichbarkeit, Persönlichkeit und Modernität auszeichnet. Anders gesagt: einmal im Quartal beim Kunden vorbeifahren, führt in der steigenden Mehrheit der Fälle nicht mehr zum Erfolg.

Digitale Vertriebswerkzeuge wie Videotechnologie, Videokonferenztechnologie, ein gepflegtes CRM-System und eine Plattform zur virtuellen Zusammenarbeit gehören heute zur Standardausrüstung eines Verkäufers. Sie ermöglicht es, den Kundenkontakt ortsunabhängig zu halten und den Kunden dort zu begegnen, wo sie sich aufhalten – in der digitalen Welt.

 

  1. Digitale Werkzeuge vereinfachen die Arbeit des Verkäufers – wenn sie richtig genutzt werden

Viele gängige CRM-Systeme bieten die automatisierte Erstellung von Forecasts, der Lead- und Salespipeline, automatisierte Lead-Qualifizierung und Erinnerungsfunktionen für Follow-Ups und vieles mehr.

  • Oft hören wir von Verkäufern, dass die Funktionen ihres digitalen Kalenders in ihrem E-Mail Programm ausreichend seien, für ein geregeltes Follow-Up. Die Praxis zeigt jedoch, dass diese Variante häufig zur „Verzettelung“ führt und Leads nicht systematisch, sondern eben nur selektiv angesprochen werden. Der Richtige Einsatz meist bereits vorhandener CRM-Systeme bietet im Vergleich zum E-Mail-programm weitreichende Vorteile.

  1. Digitale Werkzeuge vereinfachen die virtuelle Zusammenarbeit im Team

Die Zusammenarbeit aus dem Homeoffice oder von „unterwegs“ ist für viele Verkäufer seit Jahren Alltag. Das Telefon, neben dem Auto, der wichtigste Begleiter. Die virtuelle Zusammenarbeit lässt sich dank digitaler Tools aber noch erheblich professionalisieren. Alles, was benötigt wird, sind:

  • Einen firmeninternen Zugang zu einem virtuellen Meetingraum, zum Beispiel über Microsoft Teams, Zoom, Google Hangouts, oder Webex.
  • Ein digitales Whiteboard, zum Beispiel von Miro oder Mural.
  • Eine zentrale Dokumentenablage in der auch neue Dokumente von mehreren Nutzern erstellt und bearbeitet werden können, zum Beispiel von Microsoft Sharepoint oder Google Drive.

Du erkennst Dich und Dein Team in vielen Punkten wieder? Und Du willst die Digitalisierung in Deinem Vertriebsteam vorantreiben? Dann komme in unsere kostenfreie Masterclass. Jeden Monat berichten wir in einer kleinen Gruppe, wie agile Methoden bei der Digitalisierung des Vertriebs Eure Umsatzerreichung unterstützen.


 

 

Expertentipps zur virtuellen Zusammenarbeit mit Kunden oder im Sales Team

Folgende Moderationstipps vereinfach Eure virtuellen Meetings - ob mit Kunden oder Kollegen: 
  • Wählt im Team mindestens eine Person aus, die technologieaffin ist und die die Moderation Eurer Teammeetings im virtuellen Seminarraum übernimmt. Diese Aufgabe kann auch auf zwei Personen verteilt werden.

  • Trefft Euch mindestens einmal die Woche zu Eurem virtuellen Teammeeting. Das Teammeeting sollte nicht länger als 90 Minuten dauern. Falls es doch länger geht, plant nach 60 Minute eine 10-mintige Pause ein.

  • Die Moderation legt initial eine Agenda fest und trägt die Verantwortung, die Agendapunkte im Rahmen der Gesamtzeit durchzuführen ohne zu überziehen.

  • Lege bei virtuellen Meetings einen größeren Fokus auf die regelmäßige Interaktion der Meetingteilnehmer – so sicherst Du Dir die Konzentration aller. Dazu stehen Dir alle Mittel offen. Nutze zum Beispiel die Chatfunktion in Eurer Videokonferenzsoftware wenn Du eine schnelle Meinungsabfrage der Teilnehmer durchführen möchtest. Oder bitte die Teilnehmer, je nach Fragestellung, ein Wort, eine Zahl oder eine Zeichnung auf ein Blatt Papier zu malen und dieses in die Kamera zu halten.

  • Beginnt jedes Teammeeting mit einer kurzen Check-in Runde, bei der die Moderation jeden Teilnehmer einzeln bittet, binnen 1 Minute etwas zu seinem Befinden zu sagen: „Wie geht es Dir heute?“.

  • Die Moderation hat, entsprechend der Agendapunkte, alle Unterlagen geöffnet, die im Rahmen des Meetings mit dem Team besprochen werden sollen.

  • Die Teilnehmer haben während der gesamten Meetingdauer ihre Kameras angeschaltet.

  • Bei Teams von mehr als fünf Personen oder bei Störgeräuschen im Raum eines Teilnehmers stellen die Teilnehmer ihre Mikrofone auf „stumm“, solange sie keinen Wortbeitrag nutzen

 

Digitale Whiteboards für die professionelle Zusammenarbeit

 Zur Präsentation von Inhalten, ob innerhalb Deines Teams oder extern gegenüber Kunden, eignen sich digitale Whiteboards wie von Mural oder Miro.

Sie bieten vielfältige Möglichkeiten, Texte, Bilder und Grafiken in einen Kontext zu bringen und gemeinsam, von verschiedenen Orten aus, zu bearbeiten.

Hier wichtig:

  • Nutze digitale Whiteboards nur, wenn Du / Ihr während des Termins auch wirklich daran arbeitet. Wenn Du vor allem Inhalte präsentieren möchtest, nutze eine Power Point Präsentation

  • Um Chaos zu verhindern, sollte es stets eine Person geben, die für die Inhalte des digitalen Whiteboards und die Koordination der Abarbeitung verantwortlich ist.

  • Bereite das digitale Whiteboard bereits vor dem Termin vor, indem Du z.B. in bestimmten Bereichen Überschriften einfügst, die mit der Agenda korrespondieren.

 

Kundenakquise per Videokonferenz

Viele Verkäufer berichten uns von ihrer Scheu, sich mit noch unbekannten Kunden zu einem Videomeeting zu treffen. Bei den meisten führt diese Scheu dazu, erst gar kein Meeting zu arrangieren oder ganz auf die Benutzung der Kamera zu verzichten. Dabei ist ein Videomeeting kaum anders, als ein persönliches Kundengespräch.

Videomeetings sind heute und im Jahr 2021 Deine einzige Möglichkeit für ein erstes, persönliches Gespräch mit einem Interessenten!

Folgende Punkte solltest Du beachten, wenn Du Deine Kunden heute per Video erreichen möchtest – und nicht erst auf ‚nach der Krise‘ warten willst:

  • Bereite dich vor, wie Du es vor einem persönlichen Treffen auch tun würdest.
  • Achte auf Dein gepflegtes Äußeres, Deinen Aufritt (ist Dein Bildhintergrund ruhig? Ist Dein Gesicht gut ausgeleuchtet?).
  • Deine Sprechlautstärke und -geschwindigkeit.
  • Schließe alle Tabs und Anwendungen, die Du für das Gespräch nicht benötigst
  • Welche Verkaufsunterlagen möchtest Du einsetzen?

Auch im virtuellen Verkaufsgespräch gilt: erschlage Deine Kunden nicht mit Informationen, die sie durch Online-Recherche ohnehin schon kennen. Habe ausgewählte Slides und Informationen an der Hand, die Deinem Kunden bei seiner Entscheidung unterstützen.

Die Technologie steht nicht zwischen Dir und Deinem Kunden. Sie verbindet Euch.

 

Mit welchen Videos Du bei Deinen Kunden punktest

Neben dem Videomeeting kannst Du Deinen Kunden vorgefertigte Videos zuschicken. Hierzu eignen sich Videosoftwareanbieter wie Vidard oder Prezi Video. Diese vorgefertigten Videos kannst Du auf vielfältige Art und Weise einsetzen, um Deinen Kunden Informationen auf eine anschauliche Art und Weise zukommen zu lassen.

Hier ein paar Beispiele, wann sich Videos im Vertrieb besonders eignen:  

  1. Die häufigsten Fragen Deiner Kunden
    Mit Unterstützung des Marketingteams sammelt und beantwortet Ihr die häufigsten Fragen die Euch Eure Kunden stellen.

    Hierzu könnt Ihr auch mehrere Videos aufnehmen, eines, das sich an Eure Leads richtet, eines für frischgebackene Neukunden und eines für Eure Bestandskunden.

  2. Vorstellung Deines Verkaufsteams
    Jedes Mitglied Deines Verkaufsteams nimmt ein kurzes Video von sich auf. In dem Video spricht der Verkäufer frei, schaut in die Kamera, und beantwortet folgende Fragen:
    Mein Name und wann ich Dein Hauptansprechpartner bin (Produktexpertise / Aufgabe im Vertriebsteam)

    Was ich an der Arbeit am Vertrieb besonders schätze

    Was ich privat gerne mache

  3. Produktvorstellung
    In diesem stellt ein Verkäufer oder auch ein technischer Mitarbeiter eines Deiner Produkte oder Lösungen vor. Ziel des Videos ist es, dem Kunden in wenigen Minuten einen möglichst genauen Einblick in Eure Lösung zu bieten.

  4. Details zum Angebot, zu Preisen und Kosten
    Viele Kundenfragen drehen sich um die Kosten. Hierzu kannst Du ein Video aufnehmen, dass die meisten dieser Fragen beantwortet.

    Deine Lösungen sind hochindividuell und haben keinen einheitlichen Preis? Kein Problem! Dann erstelle ein Video, in dem Du erläuterst, wie sich die Kosten Eurer Lösung grundsätzlich zusammensetzen.

  5. Erfolgsgeschichten und Referenzen
    Hier kannst Du vom erfolgreichen Einsatz Eurer Lösungen erzählen und auch zufriedene Kunden zu Wort kommen lassen.

Expertentipps zum Einsatz von Sales Videos:

  • Überarbeitet Eure Sales Videos ca. alle 6 Monate, sodass sie stets brandaktuell sind

  • Arbeitet aus dem Vertrieb eng mit Euren Kollegen aus dem Marketing zusammen Sie können Euch mit Textbausteinen, Grafiken und der Erstellung layouttechnisch einheitlicher Videos unterstützen

  • Die Länge Eurer Videos richtet sich nah dem Inhalt. Wie lang welches Video sein sollte, könnt Ihr selbst am besten einschätzen. Als Richtwert sollten Eure Videos zwischen 30 Sekunden und 10 Minuten lang sein

  • Grundsätzlich könnt Ihr jedes der oben genannten Videos sowohl per E-Mail an Eure Kunden und Leads versenden, sie bei Social Media posten oder auf Eurer Homepage einbetten. Hier sind keine Grenzen gesetzt. So könnt Ihr ein und dasselbe Video auch auf alle drei Arten verteilen

  • Wenn Ihr ein Video per Email versendet, dann achtet darauf, einen kurzen Erklärungstext hinzuzufügen, in dem Ihr dem Empfänger erklärt, was ihn in dem Video erwartet. Schickt das Video zudem nicht einfach nur als Link, sondern versendet es mit der animierten Bildansicht des Videos, auch Thumbnail genannt.

 

Mehr Tipps zur Videoakquise findest Du in unserem Online Workshop „Sales Boost durch Video". Mehr Infos dazu erhälst Du nach nur einem Klick: 

zum Online Workshop Sales Boost durch Video

 

Ellen Duwe