Von langweiligen Vertriebsmeetings hin zu echter Kundenzentrierung

Titelbild: Von langweiligen Vertriebsmeetings hin zu echter Kundenzentrierung

Um Meetings zu Produktionsstätten von Gesprächen mit Mehrwert zu entwickeln, müssen neue Strukturen und Bereiche eingeführt werden. 


Was Dich in diesem Beitrag erwartet:

  • Feststellung der Problematik in Vertriebsmeetings 
  • Eckpunkte zur Etablierung echter Kundenzentrierung in Vertriebsmeetings 

Kurz gesagt 

Vertriebsmeetings sind durch Reportings oder Thematisierung von Nebensächlichkeiten häufig eher unproduktive Zusammenkünfte.  

Durch die Beachtung verschiedener Eckpunkte können diese Meetings allerdings maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens beitragen.  

So ist es unter anderem wichtig: 

  • vertriebliche Aktivitäten sowohl strategisch als auch operativ zu planen 
  • gewonnene Kenntnisse zu Kund:innen zu besprechen und in Planungen miteinzubeziehen 
  • vergangene Vertriebsaktivitäten zu reviewen und hierbei Chancen und Probleme zu erkennen 
  • gemeinsam Lösungen und Ideen zu finden 
  • im Team Strukturen und Konzepte für den Vertrieb zu ermitteln  

Das Problem von Vertriebsmeetings   

Sei ehrlich: Wie oft warst Du in einem Vertriebsmeeting ohne zu wissen, worum es eigentlich geht? Konntest Du in solchen Versammlungen überhaupt produktive Beiträge leisten oder warst Du mit Deinen Gedanken wo anders? 

Häufig werden Vertriebsmeetings einzig für Reportings, aktuelle Updates zu neuen Produkten und Unternehmensentwicklungen oder auch der Vorstellung von Kolleg:innen genutzt. Nur selten findet dabei eine proaktive und damit auch produktive Zusammenarbeit statt. 

Das Problem dabei: für die Darstellung von firmeninternen Entwicklungen und Reportings treffen sich zehn oder mehr Vertriebsmitarbeiter:innen und Führungskräfte, ohne effektiv zur Erstellung von neuen Ideen zusammenzuarbeiten. 

Die Frage sollte lauten: Welche Themen sollen in Vertriebsmeetings wirklich besprochen werden? Wie können vorhandene Zeit und Arbeitsressourcen sinnvoll und lohnenswert genutzt werden? 

Wie echte Kundenzentrierung in Vertriebsmeetings erreicht werden kann   

Optimale Vertriebsmeetings beziehen die Anwesenden mit ein und sind für alle Teilnehmer:innen interessant. Um dies zu erreichen, müssen einige Punkte zwingend beachtet werden. 

Strategische und operative Aktivitätenplanung 

Die Ziele Deines Unternehmens sind Deinen Teammitgliedern unklar? Nimm Dir ausführlich Zeit, um Deine strategischen Absichten für die Zukunft äußerst detailliert und haargenau zu erklären. Wichtig ist dabei, dass Du die Ziele nicht nur abstrakt vorstellst, sondern erläuterst, auf welcher Grundlage sie entstanden sind, warum sie überhaupt so formuliert worden sind und wie diese erreicht werden sollen. 

Lass uns das anhand von zwei Beispielen genauer erläutern: Du möchtest den Umsatz Deines Unternehmens im nächsten Geschäftsjahr um 20 Prozent steigern. Erkläre Deinen Mitarbeiter:innen umfassend, wie es zu genau dieser Zahl gekommen ist und warum die Steigerung realisiert werden soll. Hintergründe erleichtern es Deinen Teammitgliedern, Deine vorgestellten strategischen Pläne nachzuvollziehen. 

Dein Unternehmen möchte demnächst ein neues Produkt auf dem Markt platzieren und Deine Mitarbeiter:innen fragen sich, warum genau dieses Produkt angeboten werden soll? Vielleicht handelt es sich um etwas, das für das Wachstum des Unternehmens interessant ist, eine vorhandene Lücke auf dem Markt schließen oder neue Kundengruppen zu Deinem Unternehmen bringen kann. Demonstriere ihnen, weshalb sich die Einführung dieses Produkts lohnt. 

Nimm Dir zusätzlich zur strategischen Planung auch Zeit zur Erklärung der operativen Umsetzung der von Dir gesteckten Ziele! Stell auch Fragen, die zur aktiven Mitarbeit anregen! 

Um bei einem unserer Beispiele zu bleiben: Frage Dein Team, welche konkreten Aktivitäten unternommen werden sollen, um die anvisierte Umsatzsteigerung von 20 Prozent zu erreichen. Soll das Ziel durch Arbeit mit Bestandskund:innen mittels Re-, Cross- oder Upselling erreicht werden oder müssen neue Kundengruppen erschlossen werden? Wer kann dabei welche Aufgaben übernehmen? Diskutiere diese Punkte mit Deinem Team! 

Der Vorteil einer lebendigen Diskussion im Team ist, dass Missverständnisse oder Fragen, die bei einem bloßen Hin- und Herschicken von Excel-Listen entstehen, sofort geklärt werden können. Außerdem arbeiten Deine Mitarbeiter:innen gemeinsam an der Umsetzung, statt jeder für sich. Bei einem Gespräch im Team wird zusätzlich auch eine hohe Form der Verbindlichkeit geschaffen, da beispielsweise Aufgaben häufig bereits direkt in diesem Meeting verteilt werden können. 

Erkenntnisse von und mit Kund:innen 

Theorie und Praxis sind zwei verschiedene Paar Schuhe. Das muss jedes Unternehmen mindestens einmal feststellen, da Kund:innen im alltäglichen Leben häufig anders reagieren, als es von Anbieter:innen und Organisationen erhofft oder erwartet worden ist. Produkte, die eine Lücke im Markt eigentlich perfekt schließen, werden nicht angenommen. Andere Waren, die nur eine Nische bedienen, werden dagegen auch in anderen Kundengruppen ein riesiger Erfolg. 

Zu verstehen, warum Kund:innen ein Produkt oder eine Lösung annehmen oder kaufen – oder eben nicht – macht den Vertrieb für zukünftige Aktivitäten einfacher, da Kampagnen oder Vertriebsoffensiven an diese Kundenentscheidungen angepasst werden können. Daher solltest Du immer auch die Meinung deiner Kundschaft zu Deinen Angeboten einholen.  

Wie gelebtes Interesse an den Kund:innen und deren Wünsche aussehen kann, haben wir einem unserer Beiträge zusammen mit dem Unternehmer Timo Stiltz besprochen. 🔗Hier kannst Du direkt reinhören.

Auch die Geschäftsmodelle von Kund:innen verändern sich laufend. Um die aktuelle Situation Deiner Kundschaft genauer nachvollziehen zu können, müssen Du und Dein Vertriebsteam gemeinsam nah an den Kund:innen arbeiten. 

Du siehst also: eine Besprechung der Erkenntnisse über Kund:innen oder deren Feedback kann in Vertriebsmeetings von essenzieller Bedeutung für den Erfolg Deines Unternehmens sein!  

Falls dieser Themenblock zum Kundenverhalten in einem normalen Vertriebsmeeting zu viel Zeit einnehmen sollte, kannst Du auch eine Besprechung – ein sogenanntes Customer-Insight-Meeting – anberaumen, das sich nur um diesen Bereich dreht.   

Lernzeit über Chancen und Probleme 

Neben den Erkenntnissen zum Verhalten von Kund:innen ist auch eine Review darüber, wie in einem bestimmten Zeitraum wie beispielsweise die Zeit nach einer Sales-Kampagne oder einem Quartal verkauft worden ist und welche Vertriebsoffensiven besonders gut funktioniert haben.  

So wird genau besprochen, welche Vertriebsaktivitäten über diesen Zeitraum stattgefunden haben und welche der Aktionen, wie beispielsweise die Form der Kundenakquise, besonders gut oder schlecht performt haben.

🔗Genauere Infos zur Gewinnung von Kund:innen in digitalen Zeiten haben wir Dir hier zusammengefasst.

Plattform zur schnellen Reaktion 

Meetings sollten immer als Forum zur Reaktion fungieren. Im idealen Vertrieb ergeben sich aus der Interaktion mit Kund:innen und Teammitgliedern täglich neue Informationen. Aus diesen zuvor unbekannten Neuigkeiten resultieren immer wieder Fragen, aber auch Chancen. 

Werden diese Ideen und Probleme nicht gemeinsam besprochen, können sie nicht gefördert oder gelöst werden. Jedes Teammitglied steht für sich. Zur Debatte dieser fraglichen Punkte ist ein regelmäßiger Austausch wichtig. Wir empfehlen Dir daher, ein sogenanntes Daily – ein täglich stattfindendes Meeting – von mindestens 15 Minuten abzuhalten.   

Konzeptionelle Entwicklung 

Welche Ziele sollen Deine Vertriebsmitarbeiter:innen erreichen? Und wie sollen sie diese treffen? In vielen Unternehmen wird den Teammitgliedern dazu keine Methodik gereicht. Die Entwicklung eines geeigneten Konzepts kann hier der Gamechanger zum Erfolg Deines Vertriebs sein! 

Innerhalb eines Meetings ist es daher wichtig, gemeinsam zu erörtern, wie der Vertrieb in den kommenden Wochen und Monaten ablaufen soll. Dabei wird beispielsweise besprochen, ob unter anderem mit digitaler Kundenakquise oder Bestandskundenpflege gearbeitet werden soll oder eine Zusammenarbeit mit dem Marketing vonnöten sein wird. 

Die Frage nach dem zu verkaufenden Produkt oder der Kundenzielgruppe sind dabei zu vernachlässigen.  

Sowohl Face2Face-Meetings als auch Besprechungen in einer digitalen Welt brauchen zwingend eine festgelegte Struktur. Es sollte immer mit einer Agenda gearbeitet werden. Zum besseren Verständnis haben wir hier für Dich eine Beispiel-Struktur für ein monatliches Vertriebsmeeting für bis zu zehn Personen, in der alle fünf hier angesprochenen Themen abgedeckt sind: 

Struktur für Vertriebsmeetings 

Folgende Struktur ist auch die Agenda für Vertriebsmeetings. 

Die Themen bleiben immer gleich, nur die Inhalte ändern sich von Woche zu Woche.   

Struktur für VertriebsmeetingsAbb. 01: Struktur für Vertriebsmeetings © Agile Sales Company GmbH

  1. Check-In sind drei bis fünf Minuten zu Beginn jedes Meetings, die zum Ankommen und der Orientierung dienen. Als Moderator erläuterst Du wöchentlich wiederholt: Nutzenversprechen, die Erwartungen an die Vertriebsaktionen und die Agenda.
  1. Informationen sammeln: Teammitglieder berichten von ihren aktuellen Erfahrungen mit Kund:innen in der letzten Woche. Die Erfahrungen werden visualisiert und kurz besprochen. Je nach Größe des Teams berichten Alle oder Einzelne. Die Führungskraft moderiert.
  1. Aktuelle Zahlen in Form eines Burn-Down-Charts werden präsentiert. Hierbei wird der für ein Projekt verbleibende Aufwand in Relation mit der verbleibenden Zeit grafisch dargestellt. Es ist wichtig, dass diese erst nach den Berichten von den aktuellen Kundenerfahrungen gezeigt werden.   
  1. Einsichten gewinnen, bedeutet sowohl aus den Berichten der Kundenerfahrungen als auch anhand der Zahlen zu analysieren, ob das Team mit den Vertriebsaktivitäten und den ausgewählten Produkten auf dem richtigen Weg ist. An diesem Punkt stellt die Führungskraft viele Fragen und fordert zur gemeinsamen Analyse auf. Die Einsichten werden festgehalten.
  1. Optimieren: Danach diskutiert das Team über die möglichen Optimierungen der Vertriebsaktivitäten. Auch, wenn die Einsichten sehr positiv sind! Das Ergebnis ist eine bis drei Optimierungen für die kommende Woche.   
  1. Neu planen: Erst wenn die inhaltliche Diskussion abgeschlossen ist, also „Wie verkaufen wir?“, startet das Team mit der Planung der neuen Woche. Dazu gehört sowohl die Forecast Schätzung als auch Berichte von bereits geplanten oder auch möglichen Aktivitäten.
  1. Check-Out: Zum Abschluss wiederholt der Moderator nochmal die Ergebnisse des Meetings: Erkenntnisse und Zahlen aus der letzten Woche, besprochene Optimierungen und geplante Aktivitäten. Wenn es noch weitere informative Tagespunkte gibt, finden sie zum Abschluss statt.

Fazit 

Um langweilige Vertriebsmeetings zu vermeiden, muss mit Abläufen, die sich in der Vergangenheit eingeschlichen haben, gebrochen werden. Bei der Neuausrichtung dieser Besprechungen gibt es einige Punkte zu beachten.  

Zum einen ist es wichtig, die Themen, die angesprochenen werden sollen, zu verändern. Statt Reportings über sich ergehen zu lassen oder den neuesten Infos zur Urlaubsplanung von Kolleg:innen zu lauschen, muss das Gespräch auf die Kund:innen und deren Wünsche und Bedürfnisse zentriert werden. Hierbei sollen unbedingt auch Erkenntnisse, die zum Kundenverhalten gewonnen worden sind, besprochen werden. 

Bei einer lebendigen Diskussion, zu der alle anwesenden Personen einen relevanten Input leisten, können auch Fragen und Probleme sofort gemeinsam geklärt werden. Auch ein gemeinsames Review der vergangenen Vertriebsaktivitäten kann zur Lösung von auftretenden Hindernissen beitragen.   

Für den Erfolg eines Unternehmens ist die Entwicklung eines Konzepts für den Vertrieb von großer Bedeutung. Ein strukturiertes Gespräch ist in Vertriebsmeetings daher unerlässlich.


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